De vergadering van eigenaars: het hoogste orgaan binnen de VvE
De vergadering van eigenaars is het hoogste orgaan binnen een Vereniging van Eigenaren (VvE). Hoewel de term vaak voor verwarring zorgt, is het eigenlijk heel simpel: het verwijst zowel naar de gemeenschap van eigenaren binnen de VvE als naar de daadwerkelijke bijeenkomsten waar besluiten worden genomen. In dit artikel leggen we uit wat de vergadering van eigenaars precies inhoudt, hoe deze functioneert en hoe je met Solvve niet alleen vergaderingen kunt organiseren, maar ook rechtsgeldig kunt stemmen.
Wat is de vergadering van eigenaars?
De vergadering van eigenaars heeft een dubbele betekenis:
-
De gemeenschap binnen de VvE
Dit omvat alle eigenaren van de appartementen in het gebouw. Samen vormen zij het besluitvormende orgaan van de VvE. -
De bijeenkomst van eigenaars
Dit is de daadwerkelijke vergadering waarin de eigenaren samenkomen om besluiten te nemen over gemeenschappelijke zaken. Deze bijeenkomsten worden vaak ook wel ledenvergaderingen genoemd.
Taken en verantwoordelijkheden
De vergadering van eigenaars beslist over alle belangrijke zaken binnen de VvE. Dit omvat onder andere:
- Het beheren van de gemeenschappelijke delen van het gebouw, zoals de entree, lift en gevel.
- Het vaststellen van de begroting en de periodieke bijdrage (VvE-bijdrage).
- Het goedkeuren van onderhoudsplannen, zoals een meerjarenonderhoudsplan (MJOP).
- Het nemen van beslissingen over verzekeringen en andere verplichtingen.
In principe worden alle belangrijke besluiten door de vergadering van eigenaars genomen. Er zijn echter uitzonderingen, zoals wanneer de statuten of wetgeving bepaalde beslissingsbevoegdheden toekennen aan een ander orgaan binnen de VvE.
Hoe wordt een vergadering georganiseerd?
Een vergadering van eigenaars moet minimaal één keer per jaar worden gehouden. Dit zijn de belangrijkste stappen voor het organiseren van een vergadering:
1. Bijeenroepen van de vergadering
De vergadering kan worden opgeroepen door het bestuur of door de voorzitter van de VvE (volgens art. 5:127 BW). In de uitnodiging moeten de volgende zaken worden opgenomen:
- Datum, tijd en locatie van de vergadering.
- Een agenda met de onderwerpen die besproken worden.
2. De agenda
Besluiten kunnen alleen worden genomen over onderwerpen die op de agenda staan. Als een onderwerp niet op de agenda staat, kan er niet over worden gestemd, tenzij alle leden aanwezig zijn en instemmen met een stemming.
3. Notulen
Van de vergadering worden notulen opgesteld. Deze bevatten een overzicht van de besproken onderwerpen en genomen besluiten. De notulen worden tijdens de volgende vergadering goedgekeurd en ondertekend door de voorzitter.
Hoe worden besluiten genomen?
Tijdens een vergadering worden besluiten genomen door middel van stemming. Dit zijn de belangrijkste manieren van stemmen:
1. Gewone meerderheid
De meeste besluiten worden genomen met een gewone meerderheid van stemmen, ook wel een volstrekte of absolute meerderheid genoemd (de helft plus één).
2. Gekwalificeerde meerderheid
Voor belangrijke onderwerpen, zoals wijzigingen in de splitsingsakte, kan een gekwalificeerde meerderheid vereist zijn (bijvoorbeeld tweederde van de stemmen).
3. Unanimiteit
Sommige besluiten, zoals bepaalde wijzigingen aan de gemeenschappelijke delen, vereisen unanieme instemming van alle leden. Dit is vastgelegd in de wet en/of het modelreglement.
Stemmingen met Solvve: snel, eenvoudig en rechtsgeldig
Traditionele vergaderingen kunnen tijdrovend zijn, en het kan lastig zijn om alle eigenaren bij elkaar te krijgen. Met Solvve kun je eenvoudig een stemming digitaal voorleggen aan alle eigenaren. Dit biedt verschillende voordelen:
- Toegankelijkheid: Eigenaren kunnen op elk moment en vanaf elke locatie stemmen.
- Rechtsgeldigheid: Besluiten die via Solvve worden genomen, zijn volledig rechtsgeldig volgens de wet en de statuten van de VvE.
- Transparantie: De resultaten van de stemming zijn direct inzichtelijk voor alle leden.
- Efficiëntie: Het proces van stemmen en besluiten nemen wordt aanzienlijk versneld.
Dankzij deze functionaliteit hoeft een fysieke vergadering niet altijd noodzakelijk te zijn, wat tijd en moeite bespaart voor alle betrokkenen.
Wat als het bestuur geen vergadering organiseert?
Eigenaars kunnen het bestuur verzoeken om een vergadering bijeen te roepen, bijvoorbeeld als zij een specifiek onderwerp willen bespreken. Als het bestuur hier niet op ingaat, kunnen de eigenaren zelf een vergadering organiseren. In sommige gevallen vereist dit een minimumaantal stemmen, zoals vastgelegd in het reglement.
Met Solvve kun je ook eenvoudig een stemming organiseren zonder een fysieke vergadering. Dit geeft eigenaren meer flexibiliteit en zorgt ervoor dat belangrijke beslissingen niet worden vertraagd.
Conclusie
De vergadering van eigenaars is het belangrijkste orgaan binnen een VvE en speelt een cruciale rol in het beheer van het gebouw. Dankzij Solvve wordt het organiseren van vergaderingen en het nemen van rechtsgeldige besluiten eenvoudiger dan ooit. Met functies zoals digitale stemmingen en overzichtelijke documentatie houd je als VvE het proces transparant en efficiënt.
Wil je meer weten over hoe Solvve jouw VvE kan ondersteunen? Maak dan vrijblijvend een account aan! of Kijk rond in onze demo-omgeving