Handleiding: Boekhouding inrichten

Deze handleiding helpt je om als Admin of Penningmeester de boekhouding in te richten en bij te houden. Wil je een voorbeeld zien van een VvE waar de volledige boekhouding al is in ingericht? Ga dan naar onze demo omgeving.

We laten in deze handleiding stap voor stap zien hoe je in Solvve:

De bankrekening van de VvE koppelt om transacties in te laden
Op basis van de begroting vastlegt wie welk bedrag moet inleggen
En de verplichte documenten maakt (begroting, balans, jaarrekening)

Het Overzicht

Als je op Boekhouding in het linker paneel klikt kom je terecht in het overzicht van de boekhouding. Omdat in dit geval de boekhouding nog niet is ingericht zien we een leeg scherm.

Stap 1: Koppelen van de Bankrekening(en)

Klik op de knop 'Koppel Bankrekening' om je aan te melden. Je wordt vervolgens naar het scherm geleid waar je de bank kiest die de bankrekening van de VvE verzorgt. Klik vervolgens op het logo van je bank. Is je bank GoDutch? Selecteer dan Swan.

In het volgende scherm ga je naar onze partner GoCardless. Deze partij gebruiken we om de koppeling te maken met de bankrekening om zo de transacties op te halen. GoCardless is een Europese partij die voldoet aan strenge eisen van de Europese PSD2 richtlijn. Banken en betaaldienstverleners (zoals GoCardless) moeten aan strikte beveiligingsmaatregelen voldoen zoals sterke klantauthenticatie (SCA) en versleutelde verbindingen. Meer weten over hoe we omgaan met je gegevens? Bekijk dan: https://solvve.nl/blog/beveiliging-bij-solvve-jouw-gegevens-zijn-in-veilige-handen en onze privacy policy

Klik op Akkoord en doorgaan. Je wordt nu doorgestuurd naar de omgeving van je bank. In dit voorbeeld koppelen we met Bunq. Onderstaande QR code is een dummy code die verwijst naar onze website, jouw QR code is strikt persoonlijk.

Scan vervolgens de QR code vanuit je bank app op je telefoon om toegang te verlenen. Na het scannen van de QR, wordt gevraagd welke rekening(en) je wil koppelen. Indien je meerdere bankrekeningen hebt, bijvoorbeeld een lopende rekening en een spaarrekening voor het reservefonds, kan je ze zo allebei koppelen. Niet elke bank ondersteunt het koppeling van een spaarrekening. Nadat het koppelen is gelukt word je teruggestuurd naar de GoCardless pagina voor enkele seconden. Vervolgens word je automatisch doorgestuurd naar je Solvve pagina waar je dan deze banner te zien krijgt:

Ga vervolgens weer naar Boekhouding. Het kan even duren voordat je de transacties van de rekening ziet maar doorgaans worden ze binnen enkele minuten ingeladen.

In dit voorbeeld hebben we twee rekeningen gekoppeld. De lopende rekening en een spaarrekening. Wil je het type rekening zoals dat in Solvve staat geregistreerd wijzigen? Klik dan op Bewerken.

Klik op Bewerken bij de Savings rekening om deze aan te merken als rekening voor de reservefondsrekening. Ook passen we de naam van de rekening aan zodat in Solvve te zien is dat het gaat om de reservefondsrekening.

Klik op Opslaan. Vervolgens zie je dat de naam ook is aangepast naar Reservefonds.

Stap 2: Instellen van de Transactiecategorieën

Na het koppelen van de bankrekening is het tijd om de transactiecategorieën in te stellen. Je voegt hier geen categorieën toe voor de ledenbijdragen en reservefonds. Tijdens het categoriseren van transacties in stap 6 van deze handleiding zul je zien dat deze een eigen knop hebben.

Standaard is de omgeving ingericht met de onderstaande transactiecategorieën:

Door op het pijltje naar beneden te klikken per categorie krijg je de subcategorieën te zien.

Door op Nieuwe Categorie te klikken kan je een nieuwe transactiecategorie aanmaken. Wil je een categorie aanpassen of verwijderen, klik dan op Bewerken.

Hetzelfde geldt voor het aanpassen of verwijderen van een subcategorie.

Na het controleren van de transactiecategorieën is het tijd voor de volgende stap: de verdeelsleutel van de ledenbijdrage.

Stap 3: Instellen van de Verdeelsleutel van de ledenbijdrage

Bekijk de akte van splitsing om na te gaan of er sprake is van speciale kostengroepen in de VvE. In sommige VvE's is er sprake van een kostengroep voor alle leden én een kostengroep voor slechts een deel van de leden. In dit voorbeeld gaan we uit van het tweede scenario: een kostengroep voor alle leden en eentje voor het trappenhuis, waarbij alleen de bovenetages meedoen en de appartementen op de begane grond, de huis etages, niet.

Begin met het invullen van de breukdelen voor de Algemene bijdrage, ook wel de kostengroep voor alle leden.

In de akte van splitsing van jouw VvE staat een onderdeel waarin is vastgelegd welk deel van de totale maandelijkse bijdragen elke woning moet betalen.
Dit kan worden weergegeven als breuken in cijfers, of als voluit geschreven tekst.

Bijvoorbeeld:

De aandelen in de gemeenschap zijn als volgt vastgesteld (op basis van gebruiksoppervlak):

Index	Aandeel
1	140/1000
2	120/1000
3	120/1000
…	…

De eigenaars zijn in de gemeenschap gerechtigd in de volgende breukdelen:

De eigenaar van het appartementsrecht met de index 2 voor vijf en dertig/eenduizend driehonderd zes en veertigste gedeelte voor het te zijnen name staande appartementsrecht;
De eigenaars van de appartementsrechten met de indices 3 en 4 voor zeventig/eenduizend driehonderd zes en veertigste gedeelte voor elk zodanig te hunne name staand appartementsrecht;
…
In beide gevallen vul je alleen het bovenste getal van de breuk (de teller) in bij de sectie Algemene bijdragen. Bijvoorbeeld: als in de splitsingsakte staat dat een woning een breukdeel van 140/1000 heeft, stel je de algemene bijdrage voor die woning in op 140. Het systeem weet dan wat het getal onder de breuk (de noemer) moet zijn. De totalen bij elkaar vormen namelijk de noemer.

Sommige VvE’s splitsen de ledenbijdragen nog verder uit. Dit gebeurt meestal om een eigenaar vrij te stellen van kosten voor iets waarvan hij of zij geen gebruik maakt, zoals een trappenhuis of lift. Is dat het geval in jouw VvE? Voeg dan uitzonderingen toe.

Voeg voor elke kostengroep waarvoor in de splitsingsakte een aparte verdeling is vastgelegd, een uitzondering toe. Stel daarna de verdeelsleutel per uitzondering in. Bijvoorbeeld:

Als het breukdeel van een woning 140/1000 is maar niet meebetaalt aan het trappenhuis:

Stel eerst de algemene bijdrage voor deze woning in op 140. Voeg daarna uitzonderingen toe voor alle transactiecategorieën die betrekking hebben op het trappenhuis. Stel ten slotte de verdeelsleutel voor deze categorieën in op 0. Als het breukdeel van een woning voor het trappenhuis 1/6 is en 120/1000 voor de rest:
Stel eerst de algemene bijdrage voor deze woning in op 120. Kies daarna ‘1’ als verdeelsleutel voor de transactiecategorieën die betrekking hebben op het trappenhuis.

Deze uitleg is ook te vinden via de Uitleg knop, in het onderstaande voorbeeld aangeduid met een oranje blok.

In plaats van het handmatig toevoegen van de breukdelen is het ook mogelijk om ons template te downloaden, deze in te vullen en vervolgens te uploaden. Hierdoor wordt het nog makkelijker om voor een groot aantal appartementsrechten in een keer de instellingen te doen.

Dit was de laatste stap voor het instellen van de boekhoudinstellingen van de VvE.

Stap 4: Maken van de Begroting

Nadat alle boekhoudinstellingen zijn gedaan is het tijd voor het maken van de begroting. Klik op Nieuwe Begroting

Je komt nu in het scherm om een nieuwe begroting in te vullen. Rechts bovenin zie je het huidige jaar, in dit geval 2025. Wil je een begroting maken voor volgend jaar? Klik dan ophet pijltje naar beneden naast 2025 en klik op 2026.

Je kan nu per transactiecategorie het bedrag invullen dat je wil begroten. Indien je een bedrag op de subcategorie wil zetten, klik dan op Toewijzen op subcategorie. Deze transactiecategorieën en subcategorieën komen uit de instellingen die eerder zijn gedaan onder instelligen. Mis je categoriën of heb je er te veel? Pas dat dan aan onder Instellingen in de Boekhouding. Een categorie kan niet worden verwijderd indien deze is opgenomen in begroting.

Na het invullen van de bedragen kan je de begroting opslaan door op Opslaan te klikken. Je ziet dan de melding dat de begroting als concept is opgeslagen. Hierdoor kan je hem op een later moment aanpassen.

Is de begroting goedgekeurd door de Vergadering van Eigenaars? Klik dan op Begroting definitief maken. Het is niet mogelijk om een definitieve begroting aan te passen. Wel is het mogelijk om op basis van een definitieve begroting een nieuwe begroting te maken. Je ziet dan de versie van de begroting als je klikt op het pijltje naar beneden.

Je hebt nu de begroting gemaakt en afgerond, tijd om naar het betaalschema te kijken.

Stap 5: Bekijken van de Betalingen

Klik op Betalingen om door te gaan naar het volgende onderdeel. Hier zie je de bankgegevens van de VvE, de naam en het IBAN nummer van de hoofdrekening.

Ook zie je de betalingsgegevens voor jou als eigenaar. Op basis van de begroting wordt voor elke eigenaar, op basis van de breukdelen, automatisch berekend wat de ledenbijdrage is per maand. Je ziet in dit overzicht dus het betalingskenmerk en te betalen bedrag per maand voor jouw specifieke situatie. Het betalingskenmerk kan je opnemen in de overboeking zodat het voor de Penningmeester makkelijk is bij te houden wie heeft betaald.

Stap 6: Toewijzen van de Transacties

Klik op Overzicht om naar het overzicht te gaan van de boekhouding. Hier zie je het actuele saldo en de inkomsten en uitgaven van de hoofdrekening.

Onder dit overzicht zijn de transacties te zien. De hoeveelheid transacties die je hier ziet hangt af van je bank en van hoe lang geleden je voor het eerst de koppeling hebt gemaakt tussen je rekening en Solvve. Voor de meeste banken gaan de transacties vanaf het moment van koppelen 730 dagen terug. Heb je twee jaar geleden je rekening gekoppeld aan Solvve dan zie je dus 2 jaar en 730 dagen aan historische transacties.

Ook kan je door middel van de filter kiezen wat je in het overzicht wil zien. Dit kan op basis van een tijdsperiode, en/of op de status van een transactie, wel of niet gecategoriseerd.

Het is belangrijk om de transacties toe te wijzen aan een transactiecategorie. Dit doe je door op Bewerken te klikken, de knop aan de rechterkant van de transactie.

Nu zie je een scherm waarbij je een details kan toevoegen aan de transactie. Zo kan je:

Een notitie toevoegen
De transactiecategorie toewijzen
Een bijlage toevoegen (bijvoorbeeld een factuur) door te klikken op Kies bestand

Uitgaande Transacties

Indien het een uitgaande transactie is kan je de transactie aanmerken als een terugbetaling aan een lid of een toewijzing aan het reservefonds, zoals hieronder voor het reservefonds van het trappenhuis.

Ook kan je een uitgaande betaling boeken als een terugbetaling aan een lid, bijvoorbeeld in het geval van een foutieve dubbele betaling van de ledenbijdrage. Hierbij is het verplicht om aan te geven aan welk appartementsrecht dit toebehoort.

Leg je een bedrag in op van de reservefondsrekening? Kies dan voor deze betaling voor Deze transactie en een toewijzing aan het reservefonds, zonder er een categorie bij te kiezen. Doe je dit wel dan, komt deze transactie ook ten laste van de betreffende transactiecategorie.

Inkomende Transacties

Het omgekeerde geldt voor inkomende bedragen. Deze kunnen worden geboekt als opname uit het reservefonds of als ledenbijdrage. In deze twee gevallen dien je geen transactiecategorie te koppelen. Betreft het een ontvangen bedran een teruggave van bijvoorbeeld de energie, dan boek je deze wel op een transactiecategorie.

Indien een inkomend bedrag bijvoorbeeld een teruggave is van de energieleverancier, dan dient deze te worden geboekt als kosten op betreffende transactiecategorie. Dit zijn namelijk geen inkomsten voor de VvE maar een correctie op de kosten van de betreffende post.

Neem je een bedrag op van de reservefondsrekening om een betaling te doen? Kies dan voor deze betaling voor Deze transactie en een opname uit het reservefonds, zonder er een categorie bij te kiezen. Doe je dit wel dan, komt deze transactie ook ten gunste van de betreffende transactiecategorie.

Nadat alle transacties zijn toegewezen aan een transactiecategorie kunnen we naar de Rapporten gaan.

Stap 7: Rapporten: De Begroting

Klik op Rapporten en kies Begroting. Vervolgens kun je selecteren welke versie van de begroting je wil downloaden en in welke taal.

Stap 8: Rapporten: De Balans

De balans geeft inzicht in de financiële positie van de VvE. Klik op Rapporten en kies Balans. Vervolgens kun je selecteren om welk jaar het gaat en welke taal. De balans bestaat uit bezittingen en schulden. Je ziet de stand van het moment waarop je hier naar kijkt. Ja kan handmatig bezittingen en schulden toevoegen door op de knop Bezitting Toevoegen of Schuld Toevoegen te klikken.

Met bezittingen worden onder andere het saldo op de lopende rekening en de rekening van het reservefonds bedoeld. In principe zal het saldo van de spaarrekening/reservefondsrekening (bezittingen, activa) gelijk zijn aan het saldo van het reservefonds (schulden, passiva).

Om de balans te kunnen downloaden, dient deze in balans te zijn. Dit betekent dat de bezittingen en de schulden gelijk aan elkaar zijn. Is dit niet het geval? Dan kan je de balans niet downloaden.

Stap 9: Rapporten: De Jaarrekening

De jaarrekening is de combinatie van het exploitatieresultaat en de balans. Per kostengroep kan je opnames toevoegen voor onderhoud uit het reservefonds. Bovenaan staat de kostengroep Alle Leden en per appartementsrecht het breukdeel, begrote jaarlijke bijdrage en de werkelijke jaarlijkse bijdrage. Bij de uitgaven van deze kostengroep staan de transactiecategorie, begroot en werkelijk bedrag en het verschil tussen deze twee.

Hetzelfde geldt voor de speciale kostengroep, in dit voorbeeld het trappenhuis. Om de jaarrekening te kunnen opslaan dienen alle transacties te worden toegewezen aan een categorie.

Klik op vervolgens op Download om de complete jaarrekening in PDF formaat te downloaden. De jaarrekening bestaat in dit geval uit 6 pagina's. Een voorblad met daarop de het jaar waar de jaarrekening voor geldt, de periode die is meegenomen en de datum waarop de jaarrekening is gemaakt.

pagina 1

Pagina 2

Pagina 3

Pagina 4

Pagina 5

Pagina 6

In dit voorbeeld is de jaarrekening gemaakt tijdens het lopende boekjaar. Omdat daarom nog niet alle ledenbijdragen voor het hele jaar zijn ontvangen, zijn de ledenbijdragen automatisch toegewezen aan de kostengroep Alle Leden. Pas als het begrote bedrag van die kostengroep volledig is ontvangen worden de overige bijdragen toegewezen aan de speciale kostengroep Trappenhuis.

Gefeliciteerd!

Je hebt nu alle belangrijke stappen doorlopen om de boekhoudmodule van Solvve optimaal te gebruiken. Vragen of suggesties? Neem dan contact met ons op via info@solvve.nl