Waarom elke VvE een eigen bankrekening moet openen (en hoe je dat goed aanpakt)

Een eigen bankrekening lijkt vanzelfsprekend, maar voor een Vereniging van Eigenaars (VvE) is het ook wettelijk verplicht én essentieel voor goed financieel beheer. Toch blijkt in de praktijk dat veel VvE’s hier tegen vragen aanlopen—zeker als het gaat om de UBO-verklaring en cliëntenonderzoek. In dit artikel leggen we uit wat er komt kijken bij het openen van een bankrekening voor je VvE.

Waarom een aparte rekening noodzakelijk is

Elke VvE ontvangt geld (bijdragen van eigenaars) en doet uitgaven (onderhoud, verzekeringen, enzovoort). Zonder eigen bankrekening is dat onpraktisch en zelfs risicovol. Bijvoorbeeld:

Het gebruik van een privérekening of die van een beheerder is niet toegestaan.
Geld dat op naam van een beheerder staat, valt bij faillissement in diens boedel.
De wet verplicht VvE’s sinds 2008 om een reservefonds aan te houden—daar hoort een eigen bankrekening bij.

Kortom: je geld moet veilig en afgescheiden staan onder de rechtspersoon van de VvE.

UBO-verklaring en cliëntenonderzoek

Banken zijn wettelijk verplicht om onderzoek te doen naar de klant bij het openen van een rekening. Dit heet het cliëntenonderzoek (Customer Due Diligence, CDD) en valt onder de Wet ter voorkoming van witwassen en terrorismefinanciering (Wwft). De bank zal onder andere vragen:

Wie zijn de bestuurders?
Wat is de herkomst van de middelen?
Wie zijn de UBO’s (Ultimate Beneficial Owners)?

Let op: een VvE hoeft geen UBO’s te registreren bij de KvK, maar moet ze wél opgeven aan de bank.

Wie geldt als UBO binnen een VvE?

Dat hangt af van de structuur, maar vaak zijn dit:

De voorzitter
De penningmeester
De secretaris

Als er feitelijke zeggenschap is (zoals het benoemen of ontslaan van bestuurders), kan dat ook meetellen. Wees hier zorgvuldig mee: fout ingevulde formulieren leiden vaak tot geblokkeerde rekeningen of beëindiging van de bankrelatie.

Praktische aandachtspunten

Bij het openen van een VvE-bankrekening is het slim om op de volgende zaken te letten:

Kies het juiste bankproduct: kleine VvE’s hebben andere behoeften dan grote.
Controleer de kosten: banken behandelen VvE’s vaak als zakelijke klanten.
Incassomogelijkheden: wil je werken met automatische incasso? Check of de bank dit ondersteunt.
Koppeling met software: kan de bankrekening gekoppeld worden aan je VvE-software zoals Solvve?
Depositogarantiestelsel: valt de bank hieronder?
Spaarrente: relevant bij grotere reserves.
Veiligheid: is een tweehandtekeningenregel mogelijk?

Samengevat

Het openen van een bankrekening voor je VvE is verplicht én verstandig. Neem de tijd om het goed te regelen, stem de keuze af op jullie situatie, en zorg dat je voldoet aan de wet- en regelgeving.

Wil je weten hoe Solvve je hierin kan ondersteunen?
Start vandaag nog je gratis proefperiode van 30 dagen of neem contact op via info@solvve.nl.