Zelf je VvE beheren? Zo doe je dat!

Het beheren van een Vereniging van Eigenaren (VvE) is makkelijker dan je wellicht denkt. Voor veel appartementseigenaren is het een kans om kosten te besparen en meer controle te krijgen. Steeds meer VvE’s kiezen ervoor om het beheer in eigen hand te nemen, in plaats van een externe beheerder in te schakelen. Maar hoe pak je dit slim aan? In dit artikel bespreken we de belangrijkste stappen om je VvE succesvol zelf te beheren, en wat er allemaal bij komt kijken.

Waarom kiezen voor zelfbeheer?

Zelf je VvE beheren brengt een aantal duidelijke voordelen met zich mee:

Kostenbesparing: Het inhuren van een externe beheerder kost vaak honderden tot duizenden euro’s per jaar. Door het beheer zelf te doen, kun je deze kosten vermijden.
Meer controle: Bij zelfbeheer heb je directe invloed op de besluiten die genomen worden en de manier waarop taken worden uitgevoerd.
Betrokkenheid: Zelfbeheer zorgt ervoor dat eigenaren zich meer verbonden voelen met het gebouw en de andere leden van de VvE.

Het is echter belangrijk om te beseffen dat zelfbeheer ook verantwoordelijkheden met zich meebrengt. Je moet op de hoogte zijn van wet- en regelgeving, tijd investeren in het beheer en samenwerken met andere leden van de VvE.

De wettelijke verplichtingen van een VvE

Als VvE ben je verplicht om aan een aantal wettelijke eisen te voldoen. Hier zijn de belangrijkste:

Jaarlijkse vergadering
Elk jaar moet de VvE een vergadering houden waarin belangrijke beslissingen worden genomen, zoals het vaststellen van de begroting en het bespreken van onderhoudsplannen.
Financiële administratie
De VvE moet een overzichtelijke boekhouding bijhouden, inclusief een jaarrekening die aan het einde van elk boekjaar wordt gepresenteerd.
Onderhoud en reservefonds
Het is verplicht om goed onderhoud te plannen en uit te voeren voor het gebouw en de gemeenschappelijke ruimtes. Daarnaast moet de VvE een reservefonds hebben voor groot onderhoud.
Verzekeringen
Een opstalverzekering die het hele gebouw dekt, is wettelijk verplicht. Eventueel kunnen aanvullende verzekeringen zoals een aansprakelijkheidsverzekering verstandig zijn.

Verdeling van taken en verantwoordelijkheden

Zelfbeheer werkt alleen goed als de taken eerlijk verdeeld worden onder de leden. Een VvE kan bijvoorbeeld de volgende functies verdelen:

Voorzitter: Deze persoon leidt de vergaderingen, bewaakt de voortgang en zorgt dat afspraken worden nagekomen.
Secretaris: Verantwoordelijk voor notulen, communicatie met leden en naleving van wettelijke verplichtingen zoals de jaarlijkse vergadering.
Penningmeester: Beheert de financiën, stelt de begroting op, int de bijdragen en houdt de financiële administratie bij.

Zorg dat iedereen weet wat er van hen verwacht wordt en werk met een duidelijke taakverdeling. Goede communicatie is hierbij essentieel.

Financiën beheren: transparantie is key

Het financiële beheer van de VvE is een van de belangrijkste aspecten van zelfbeheer. Hier zijn enkele tips om dit goed te regelen:

Stel een begroting op
Dit helpt om inzicht te krijgen in de verwachte kosten, zoals onderhoud, verzekeringen en andere uitgaven.
Reservefonds opbouwen
Zorg dat er voldoende geld in het reservefonds zit voor groot onderhoud, zodat de VvE niet voor financiële verrassingen komt te staan.
Transparantie naar de leden
Houd de leden goed op de hoogte van de financiële situatie door een overzichtelijke jaarrekening en duidelijke communicatie.

Onderhoud plannen en uitvoeren

Goed onderhoud is cruciaal voor het behoud van de waarde van het gebouw. Dit omvat zowel dagelijks onderhoud (zoals schoonmaak) als groot onderhoud (zoals schilderwerk en dakreparaties). Een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) helpt je om overzicht te houden en financiële middelen te reserveren voor toekomstige kosten.

Gebruik tools om het makkelijker te maken

Zelf je VvE beheren hoeft niet ingewikkeld te zijn, vooral niet als je gebruikmaakt van handige tools. Onze software tool Solvve biedt een compleet pakket. We bieden deze functionaliteiten:

Overzicht
Bekijk in één oogopslag lopende zaken binnen de VvE. Recente documenten, gesprekken en transacties zie je hier.
Buren
Hou een overzichtelijke ledenadministratie bij waardoor duidelijk is wie eigenaar is van welke woning. Welke contactgegevens je laat zien aan je buren Zie hoe leden van de VvE eenvoudig met elkaar kunnen verbinden en communiceren.
Gesprekken
Start een discussie of stel een vraag aan de andere leden. Zo blijft iedereen op de hoogte en is historische communicatie inzichtelijk voor nieuwe eigenaren. Geen wirwar meer aan onoverzichtelijke e-mails en WhatsApp gesprekken.
Stemmen
Test hoe je eenvoudig digitaal kunt stemmen over belangrijke besluiten.
Documenten
Upload en beheer belangrijke VvE-documenten, zoals de splitsingsakte en verzekeringsdocumenten.
Agenda
Bekijk en plan vergaderingen en andere belangrijke VvE-momenten.
Taken
Houd overzicht over lopende en voltooide taken binnen de VvE. Wijs actiepunten met of zonder deadline toe aan eigenaren en houd de voortgang bij.
Onderhoudsverzoeken
Dien een onderhoudsverzoek in en zie hoe eenvoudig dit wordt bijgehouden.
Leveranciers
Beheer contactgegevens van leveranciers en laat reacties achter over je ervaringen met hen.
Boekhouding
Maak de transacties van de bankrekening inzichtelijk voor iedereen binnen de VvE door de rekening te koppelen.
Activiteitenlogboek
Bekijk het activiteitenlogboek en zie welke acties recent zijn uitgevoerd binnen het platform en door wie.
Instellingen
Pas de instellingen aan, zoals de notificatieinstellingen of voorkeurstaal, en maak Solvve naar jouw wens.

Met een moderne tool houd je alles overzichtelijk en bespaar je tijd, zonder dat je een externe beheerder hoeft in te schakelen.

Wanneer toch een externe beheerder inschakelen?

Zelfbeheer is niet voor elke VvE geschikt. Als je VvE zeer groot is of als de leden niet de touwtjes in handen willen hebben kan een externe beheerder een goede keuze zijn. Een hybride vorm is ook mogelijk: de VvE doet bepaalde taken zelf en besteedt andere taken uit.

Conclusie

Zelf je VvE beheren biedt voordelen zoals kostenbesparing, meer controle en betrokkenheid. Maar het vraagt ook tijd, organisatie en een goede taakverdeling. Door wettelijke verplichtingen na te leven, transparant te zijn over financiën en een duidelijk onderhoudsplan op te stellen, kun je succesvol zelfbeheer uitvoeren. En met tools zoals Solvve wordt het nog makkelijker om overzicht te houden.

Klaar om Solvve zelf te ervaren?

De beste manier om te zien hoe intuïtief en compleet Solvve is, is door het zelf uit te proberen. Log nu (zonder je te registreren) in op de demo en ontdek hoe eenvoudig het is om je VvE te beheren met Solvve.

Probeer de demo-omgeving nu
Of meld je meteen aan voor de 90 dagen gratis proefperiode