Privacyverklaring en Verwerkersafspraken Solvve

Laatst bijgewerkt: 09-06-2025

Solvve is een handelsnaam van Vrij Tijd B.V., gevestigd in Amsterdam en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 82927553 (hierna: "Solvve" of "wij"). Solvve biedt een SaaS-platform aan Verenigingen van Eigenaars (VvE's) voor het beheren van hun administratie. In het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) treden VvE's op als verwerkingsverantwoordelijke en Solvve als verwerker.

Wij hechten waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze verklaring leggen wij uit hoe wij omgaan met persoonsgegevens, en bevat deze tevens de noodzakelijke verwerkersbepalingen zoals bedoeld in artikel 28 AVG.

1. Rollen en verantwoordelijkheden

Wanneer een VvE het platform gebruikt, verwerkt Solvve persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van die VvE. De VvE is verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt het doel en de middelen van de verwerking. Solvve is verwerker en handelt uitsluitend namens en ten behoeve van de VvE.

Voor sommige gegevensverwerkingen treedt Solvve zelf op als verwerkingsverantwoordelijke, bijvoorbeeld bij contactverzoeken, support, of bij het gebruik van de website.

2. Verwerkingen als verwerker

Wij verwerken namens de VvE o.a. de volgende gegevens:

  • Naam, adres, e-mail en telefoonnummer van VvE-leden
  • Rollen en toegangsrechten
  • Bestuursinformatie, documenten, vergaderstukken
  • Technische gegevens (IP-adres, loggegevens, browsertype)

Deze gegevens worden verwerkt om het platform beschikbaar te maken en te ondersteunen, uitsluitend binnen het kader van de opdracht van de VvE.

3. Verwerkingen als verwerkingsverantwoordelijke

Solvve treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor:

  • Communicatie met gebruikers (beheerders, contactpersonen)
  • Verwerking van supportaanvragen en demo-verzoeken
  • Verwerken van functionele cookies en technische loggegevens

Grondslagen:

  • Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG)
  • Gerechtvaardigd belang (zoals platformbeveiliging) (art. 6 lid 1 sub f AVG)
  • Voldoen aan wettelijke verplichtingen (art. 6 lid 1 sub c AVG)
  • Toestemming (alleen waar vereist) (art. 6 lid 1 sub a AVG)

4. Cookies

Wij gebruiken uitsluitend functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het goed functioneren van ons platform, zoals het onthouden van uw sessie. Wij gebruiken geen analytische of marketingcookies van derden.

5. Verwerkersbepalingen (artikel 28 AVG)

Deze privacyverklaring bevat tevens de contractuele bepalingen als bedoeld in artikel 28 AVG. De VvE en Solvve komen hierbij het volgende overeen:

  • Solvve verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op instructie van de VvE;
  • Solvve garandeert passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te treffen;
  • Medewerkers van Solvve zijn gebonden aan geheimhouding;
  • Solvve schakelt uitsluitend subverwerkers in met toestemming van de VvE en onder gelijkwaardige voorwaarden;
  • Solvve helpt de VvE bij het vervullen van haar verplichtingen t.a.v. betrokkenenrechten, beveiliging, audits en datalekken;
  • Na beëindiging van de dienstverlening worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij de wet anders vereist;
  • Solvve stelt op verzoek informatie beschikbaar om naleving van deze afspraken aan te tonen.

6. Subverwerkers en doorgifte

Solvve maakt gebruik van subverwerkers voor bijvoorbeeld hosting en e-mailsystemen. Deze worden uitsluitend ingeschakeld onder een contract met minimaal hetzelfde beschermingsniveau als deze verklaring. Gegevens worden uitsluitend verwerkt binnen de EER en het Verenigd Koninkrijk (VK), tenzij anders overeengekomen met passende waarborgen (zoals SCC's).

7. Beveiliging

Wij nemen o.a. de volgende maatregelen:

  • Versleuteling van data in transit
  • Toegangscontrole en autorisatiebeheer
  • Logging en monitoring
  • Regelmatige software-updates en audits
  • Minimalisatie en need-to-know beleid

8. Rechten van betrokkenen

Voor gegevens die wij namens de VvE verwerken, is de VvE het eerste aanspreekpunt. Solvve zal medewerking verlenen aan de VvE bij het uitvoeren van verzoeken.

Voor eigen verwerkingen kunnen verzoeken worden gericht aan info@solvve.nl. Wij reageren binnen een maand. Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Bewaartermijnen

Solvve bewaart persoonsgegevens:

  • Als verwerker: conform instructies van de VvE
  • Account- en supportgegevens: tot 2 jaar na laatste contact
  • Facturatiegegevens: 7 jaar (wettelijke plicht)

10. Datalekken

Solvve meldt eventuele datalekken bij verwerking namens de VvE direct aan de betreffende VvE. Wij verstrekken alle relevante informatie en ondersteuning bij een melding aan de toezichthouder en/of betrokkenen.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring wijzigen. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij u per e-mail of via het platform. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op onze website.

12. Contact

Vrij Tijd B.V. (t.a.v. Solvve)
info@solvve.nl

Door gebruik te maken van het platform gaat u akkoord met deze privacyverklaring en verwerkersvoorwaarden.