Een factuur goedkeuren
Als bestuurslid kun je een e-mail krijgen met het verzoek om een factuur goed te keuren. Dat hoort bij factuurcontrole: bij grotere bedragen kijkt er altijd een tweede persoon mee voordat de VvE betaalt. Dat noemen we het vier-ogen-principe. In deze korte handleiding lees je precies wat je moet doen.
Waarom krijg ik dit verzoek?
Je VvE heeft factuurcontrole aanstaan. Dat betekent dat facturen van leveranciers vanaf een bepaald bedrag eerst door een tweede bestuurslid moeten worden goedgekeurd voordat ze betaald mogen worden. Omdat jij toegang hebt tot de boekhouding, kun jij zo'n goedkeuring geven. De persoon die de factuur heeft ingediend, kan die niet zelf goedkeuren. Zo kijkt er altijd iemand anders mee.
Stap 1: Open het verzoek
Je krijgt een e-mail met als onderwerp "Verzoek tot factuurcontrole". Daarin staan de belangrijkste gegevens: de leverancier, het factuurnummer, het bedrag en de uiterste datum. Onderaan staan twee knoppen: Goedkeuren en Afwijzen.
Je kunt direct op een knop in de e-mail klikken. Wil je liever eerst in Solvve kijken? Log dan in en ga naar Boekhouding en het tabblad Crediteuren. Klik daar op de factuur die op goedkeuring wacht.
Stap 2: Controleer de factuur
Voordat je goedkeurt, controleer je of de factuur klopt. In het venster zie je wie de factuur heeft ingediend, om welke leverancier het gaat, het bedrag, de omschrijving en de factuurregels (de rekeningen waarop de kosten worden geboekt).
Klopt alles? Ga dan verder met goedkeuren. Twijfel je, of ken je de factuur niet? Overleg dan even met de penningmeester voordat je iets doet.
Stap 3: Goedkeuren of afwijzen
Klik op Goedkeuren. Solvve vraagt nog een keer om bevestiging. Klik nogmaals op Goedkeuren om door te gaan.
De factuur krijgt nu de status Goedgekeurd, met jouw naam en de datum erbij. De penningmeester kan de factuur vanaf nu betalen.
Wil je de factuur juist niet goedkeuren? Klik dan op Afwijzen en geef kort een reden op. Degene die de factuur heeft ingediend krijgt daar bericht van en kan de factuur aanpassen of intrekken.
Veelgestelde Vragen (FAQs)
Je VvE heeft factuurcontrole aanstaan. Facturen vanaf een bepaald bedrag mogen pas betaald worden nadat een tweede bestuurslid ze heeft goedgekeurd. Zo kijkt er bij grotere uitgaven altijd iemand mee.
Nee. Wie een factuur indient, kan die niet zelf goedkeuren. Een ander bestuurslid met toegang tot de boekhouding moet dat doen.
De factuur is dan klaar om betaald te worden. De penningmeester koppelt de bankbetaling later aan de factuur, zodat de boekhouding klopt.
Keur de factuur dan niet goed. Klik op Afwijzen met een korte reden, of overleg eerst met de penningmeester. Een afgewezen factuur wordt niet betaald.