Handleiding voor penningmeesters: Automatisch transacties boeken via regels

Als penningmeester van een VvE boek je steeds dezelfde soort transacties. De schoonmaak, het onderhoudsbedrijf, de verzekering. Elke maand verschijnen ze op je bankafschrift, en elke maand wijs je handmatig dezelfde grootboekrekening toe. Met bankregels in Solvve automatiseer je dat. Je stelt een keer in welke transacties bij welke rekening horen, en Solvve doet de rest. In deze handleiding laten we zien hoe je bankregels aanmaakt en gebruikt.

Wat zijn bankregels?

Bankregels zijn door jou ingestelde voorwaarden die bepalen hoe binnenkomende en uitgaande transacties automatisch worden gecategoriseerd. In plaats van elke transactie handmatig te openen en een grootboekrekening toe te wijzen, definieer je een regel. Bijvoorbeeld: "Als de naam van de tegenpartij 'HBW Totaalwerken' bevat, wijs dan grootboekrekening 4020 - Klein onderhoud toe." Zodra een nieuwe transactie binnenkomt die aan die voorwaarden voldoet, wordt de juiste rekening automatisch toegewezen.

Dat scheelt niet alleen tijd, het voorkomt ook fouten. Je hoeft niet meer na te denken over welke rekening bij welke betaling hoort, want dat heb je al een keer vastgelegd.

Wat kun je met een bankregel?

Elke bankregel bestaat uit een naam, een actie en een of meer voorwaarden.

Acties bepalen wat er gebeurt als een transactie aan de regel voldoet:

Bij de actie "Grootboekrekening toewijzen" kun je optioneel ook een reservefonds selecteren. Dat is handig als je een uitgave ten laste van het reservefonds wilt boeken, bijvoorbeeld een grote reparatie die uit het MJOP (meerjarenonderhoudsplan) wordt betaald.

Voorwaarden bepalen wanneer de regel wordt toegepast. Je kunt meerdere voorwaarden combineren en kiezen of ze allemaal moeten kloppen (EN-logica) of dat er maar een hoeft te matchen (OF-logica). De beschikbare velden zijn:

Regels worden op volgorde toegepast: de eerste regel die matcht, wint. Je kunt regels aan- en uitzetten met een schakelaar, zodat je ze tijdelijk kunt uitschakelen zonder ze te verwijderen.

Waar vind je de bankregels?

Ga naar Boekhouding in de zijbalk en klik op de tab Instellingen. Scroll naar beneden tot je de sectie Bankregels ziet, tussen het Rekeningschema en de Verdeelsleutel.

Als je nog geen regels hebt aangemaakt, zie je de tekst "Er zijn nog geen bankregels ingesteld" en een knop Nieuwe regel.

Een bankregel aanmaken: stap voor stap

Laten we een concreet voorbeeld doorlopen. Stel je voor dat je VvE een onderhoudsbedrijf heeft, HBW Totaalwerken, dat regelmatig facturen stuurt voor klein onderhoud. Op het overzichtstabblad van je boekhouding zie je die transactie staan als "Niet gecategoriseerd".

Dat handmatig toewijzen kun je een keer doen, maar je weet dat HBW Totaalwerken vaker terugkomt. Tijd voor een bankregel.

Stap 1: Maak de regels

Ga naar Boekhouding, klik op Instellingen en scroll naar de sectie Bankregels. Klik op de knop Nieuwe regel.

Stap 2: Vul de regel in

Vul de volgende gegevens in:

Onder Wanneer... kies je of alle voorwaarden moeten kloppen of slechts een. Voor dit voorbeeld is een voorwaarde genoeg, maar als je er maar een hebt maakt het niet uit.

Voeg een voorwaarde toe:

Onderaan het formulier staat een checkbox: Toepassen op bestaande ongecategoriseerde transacties. Als je deze aanvinkt, kijkt Solvve meteen of er al transacties zijn die aan je regel voldoen en categoriseert die ook. Handig als je de regel pas aanmaakt nadat er al transacties zijn binnengekomen.

Klik op Opslaan.

Stap 3: Controleer het resultaat

Na het opslaan zie je de regel terug in de lijst. De groene stip geeft aan dat de regel actief is. Met de schakelaar rechts kun je de regel aan- of uitzetten, en met Bewerken pas je de regel aan.

Ga nu terug naar het Overzicht van je boekhouding. Zoek dezelfde transactie van HBW Totaalwerken op. In plaats van "Niet gecategoriseerd" staat er nu "4020 - Klein onderhoud".

Vanaf nu wordt elke transactie van HBW Totaalwerken automatisch op de juiste rekening geboekt. Geen handmatig werk meer.

Praktische voorbeelden

Bankregels werken het best als je ze afstemt op de terugkerende transacties van je VvE. Hier zijn een paar voorbeelden die veel voorkomen:

Schoonmaakbedrijf: Maak een regel aan waarbij de naam van de tegenpartij de naam van het schoonmaakbedrijf bevat, en wijs toe aan "4010 - Schoonmaakkosten".

Verzekeringspremie: Gebruik de IBAN van de verzekeraar als voorwaarde en wijs toe aan "4100 - Verzekeringen".

Overboekingen naar spaarrekening: Gebruik de actie "Markeren als interne boeking" met als voorwaarde de IBAN van je eigen spaarrekening.

Meerdere voorwaarden combineren

Soms is een enkele voorwaarde niet specifiek genoeg. Misschien krijg je van dezelfde leverancier zowel facturen voor klein onderhoud als voor groot onderhoud. In dat geval kun je meerdere voorwaarden combineren.

Kies bij Wanneer... voor "Alle voorwaarden voldoen" en voeg meerdere voorwaarden toe. Bijvoorbeeld:

Zo kun je grote facturen op een andere rekening boeken dan kleine. Maak dan twee regels aan: een voor bedragen boven de 5.000 (grootboekrekening "4500 - Groot onderhoud") en een voor alle overige transacties van HBW Totaalwerken (grootboekrekening "4020 - Klein onderhoud"). Zorg dat de regel voor grote bedragen bovenaan staat, want de eerste match wint.

Praktische tips

Begin met je vaste lasten. Verzekeringen, schoonmaak, energieleverancier, onderhoudsbedrijven. Dit zijn transacties die elke maand of elk kwartaal terugkomen. Als je voor die partijen bankregels instelt, is het gros van je transacties meteen gecategoriseerd.

Gebruik de terugwerkende kracht. Vergeet niet om bij het aanmaken van een nieuwe regel het vinkje "Toepassen op bestaande ongecategoriseerde transacties" aan te zetten. Zo hoef je niet alsnog handmatig door je oude transacties te gaan.

Houd regels specifiek. Een regel met als voorwaarde "omschrijving bevat betaling" matcht waarschijnlijk veel meer transacties dan je wilt. Gebruik liever een specifieke naam, IBAN of combinatie van voorwaarden.

Controleer regelmatig. Kijk af en toe of er nog ongecategoriseerde transacties zijn. Dat kan een signaal zijn dat je een regel mist, of dat er een nieuwe leverancier is waarvoor je nog geen regel hebt aangemaakt.

Schakel regels uit in plaats van verwijderen. Als een regel tijdelijk niet relevant is (bijvoorbeeld als een leverancier niet meer actief is), zet de regel dan uit via de schakelaar. Zo kun je hem later makkelijk weer activeren.

Veelgestelde Vragen (FAQs)

Alleen als je bij het aanmaken van de regel de optie "Toepassen op bestaande ongecategoriseerde transacties" aanvinkt. Transacties die al gecategoriseerd zijn, worden nooit overschreven door een regel.

Ja. Elke regel heeft een schakelaar waarmee je hem kunt aan- of uitzetten. Een uitgeschakelde regel wordt niet toegepast op nieuwe transacties, maar blijft bewaard zodat je hem later weer kunt activeren.

Nee. Als je een transactie handmatig hebt gecategoriseerd, laat een bankregel die transactie met rust. Bankregels werken alleen op ongecategoriseerde transacties.

Klik op Bewerken naast de regel in de lijst. Je kunt de naam, actie, rekening en voorwaarden aanpassen. Transacties die al op basis van de oude regel zijn gecategoriseerd, worden niet automatisch bijgewerkt. Die kun je handmatig corrigeren.