Handleiding voor penningmeesters: De openingsbalans invoeren
De openingsbalans is het startpunt van je boekhouding in Solvve. Het is de financiële stand van zaken van je VvE op een specifiek moment. Zonder openingsbalans kan Solvve geen balans genereren en weet het systeem niet hoeveel er op de rekeningen staat, hoe groot het reservefonds is, of welke schulden er openstaan.
Geen boekhoudkennis? Geen probleem. We leggen stap voor stap uit hoe je de openingsbalans invoert.
Heb ik een openingsbalans nodig?
Dat hangt af van je situatie:
Bestaande VvE die overstapt naar Solvve? Ja. Je voert de slotbalans van het laatst afgesloten boekjaar in als openingsbalans. Zo weet Solvve wat de startsituatie is en kan het verdergaan waar je oude administratie ophield. Deze handleiding legt uit hoe dat werkt.
Net opgerichte VvE die direct met Solvve begint? Dan start je in principe op nul. Er is nog geen reservefonds, geen openstaande vorderingen, en geen exploitatieresultaat. Je hoeft in dat geval geen uitgebreide openingsbalans in te vullen. Koppel eerst je bankrekening via Boekhouding > Instellingen en begin met het categoriseren van transacties. De eerste bijdragen van eigenaren, de eerste facturen: die verwerkt Solvve allemaal automatisch. Wanneer je aan het einde van je eerste boekjaar een balans wilt genereren, vraagt Solvve om een openingsbalans. Kies dan het jaar voor je eerste boekjaar en vul alles in met nul. De balans per 31 december van dat jaar is dan overal nul, en Solvve berekent je eerste echte balans op basis van alle transacties die je gedurende het jaar hebt gecategoriseerd.
Wat is een openingsbalans?
Een openingsbalans is een momentopname van de financiën van je VvE op 31 december van een bepaald jaar. Het laat zien wat de VvE bezit (de activa) en wat de VvE verschuldigd is of als eigen vermogen heeft (de passiva). Denk aan de openingsbalans als de startfoto: alles wat daarna gebeurt in de boekhouding bouwt daarop voort.
In de praktijk neem je meestal de slotbalans van het laatst afgesloten boekjaar. Heeft je VvE net het boekjaar 2025 afgerond? Dan voer je de eindsaldi per 31 december 2025 in als openingsbalans.
Waar vind je het?
Ga in het menu naar Boekhouding en klik op het tabblad Rapporten. Je ziet daar vier opties: Budget, Balans, Jaarverslag en Reservefondsaandeel. Klik op Balans.
Als je voor het eerst op Balans klikt en er nog geen balans is ingevuld, verschijnt er een welkomstscherm dat je door het proces begeleidt.
Je startjaar kiezen
Het welkomstscherm vraagt: "Met welk jaar wil je beginnen?" Kies het jaar waarvoor je de slotbalans hebt. Dit is meestal het meest recente afgesloten boekjaar.
Heb je bijvoorbeeld de jaarrekening van 2025 al goedgekeurd op de ALV? Dan kies je 2025. De bedragen die je invult zijn dan de saldi per 31 december 2025.
Twijfel je welk jaar je moet kiezen? Neem het jaar waarvan je de meest betrouwbare en goedgekeurde cijfers hebt. Hoe recenter, hoe beter, want dan hoef je minder jaren handmatig bij te werken.
Rekeningen toevoegen
Na het kiezen van het startjaar verschijnt het balansformulier. Dit formulier is verdeeld in twee kolommen:
- Activa: alles wat de VvE bezit. Denk aan bankrekeningen, vorderingen op eigenaren, en spaargeld.
- Passiva & Eigen Vermogen: alles wat de VvE verschuldigd is of als eigen vermogen heeft. Denk aan schulden aan leveranciers, het reservefonds, en het exploitatieresultaat.
Beide kolommen hebben een dropdown-menu waarmee je rekeningen kunt toevoegen. Klik op Voeg activarekening toe... of Voeg passiva/eigen-vermogenrekening toe... en selecteer de gewenste rekening uit de lijst.
Wil je een toegevoegde rekening weer verwijderen? Klik op het kruisje naast de regel.
Welke rekeningen heb je nodig?
Dat hangt af van je VvE. De meest voorkomende rekeningen:
Activa (de linkerkant)
- 1010 - Betaalrekening: het saldo van de lopende bankrekening.
- 1020 - Spaarrekening: het saldo van de spaarrekening, vaak gebruikt voor het reservefonds.
- 1410 - Openstaande bijdragen eigenaren: vorderingen op eigenaren die hun bijdrage nog niet hebben betaald.
- 1420 - Nog te ontvangen rente: rente die de bank nog moet uitbetalen over de spaarrekening.
Passiva & Eigen Vermogen (de rechterkant)
- 0210 - Reservefonds: het eigen vermogen van het reservefonds. Dit is niet het geld op de spaarrekening zelf, maar het boekhoudkundige bedrag dat aangeeft hoeveel de VvE gereserveerd heeft voor toekomstig onderhoud.
- 9010 - Exploitatieresultaat: het opgebouwde resultaat uit het boekjaar. Als de VvE meer heeft ontvangen dan uitgegeven, staat hier een positief bedrag.
- 1710 - Vooruit ontvangen bijdragen: bedragen die eigenaren al hebben betaald voor de komende periode. Denk aan eigenaren die hun bijdrage voor het volgende kwartaal al in december overmaken. Dit bedrag hoort nog niet bij de inkomsten van het afgesloten jaar.
- 1620 - Openstaande rekeningen: schulden aan leveranciers die nog niet zijn betaald.
Bedragen invullen
Bij elke rekening die je hebt toegevoegd, staat een invoerveld met een euroteken. Vul hier het saldo in per 31 december van het gekozen jaar.
Een paar aandachtspunten:
- Het saldo van een bankrekening is wat er daadwerkelijk op de rekening stond op 31 december. Niet wat er nu op staat.
- Het reservefonds is het bedrag uit de oude jaarrekening, niet het saldo van de spaarrekening. Die twee getallen zijn vaak gelijk, maar niet altijd.
Onderaan elke kolom zie je een totaalregel die automatisch meeloopt.
De gouden regel: activa = passiva
In de boekhouding geldt een ijzeren wet: de totale activa moeten altijd gelijk zijn aan de totale passiva (inclusief eigen vermogen). Dit heet de balans, en dat is ook precies waarom dit overzicht zo heet.
Als de totalen niet gelijk zijn, toont Solvve een melding: "Totaal activa moet gelijk zijn aan totaal passiva om de balans op te slaan of definitief te maken." De knoppen om op te slaan en definitief te maken zijn dan niet klikbaar.
Kloppen je totalen niet? Controleer dan het volgende:
- Heb je alle relevante rekeningen toegevoegd?
- Kloppen de bedragen met de oude jaarrekening of slotbalans?
- Heb je het exploitatieresultaat meegenomen? Dit is vaak het sluitstuk dat de balans in evenwicht brengt.
Je werk opslaan
Je hoeft de openingsbalans niet in een keer af te maken. Klik op Concept Opslaan om je werk tussentijds op te slaan. Je kunt later terugkomen en verder werken. Een opgeslagen concept is herkenbaar aan een geel "Concept" label.
Dit is handig als je nog niet alle bedragen bij de hand hebt, of als je eerst wilt overleggen met het bestuur of de vorige penningmeester.
De balans definitief maken
Als alle bedragen kloppen en de totalen in evenwicht zijn, kun je de balans definitief maken. Klik op Definitief Maken. Er verschijnt een bevestigingsvenster:
Let op: een definitieve balans kan niet meer worden gewijzigd. Controleer daarom alles zorgvuldig voordat je bevestigt. Na het definitief maken verschijnt een groen "Definitief" label met een slotje en de datum waarop de balans is vastgesteld.
Er zijn een paar voorwaarden om een balans definitief te kunnen maken:
- Het gekozen jaar moet zijn afgelopen (je kunt de balans van 2024 pas definitief maken in 2025 of later).
- De totale activa moeten gelijk zijn aan de totale passiva.
- Er moet minimaal een regel ingevuld zijn.
Wat gebeurt er na het definitief maken?
Zodra je de openingsbalans definitief maakt, gebeuren er een paar dingen achter de schermen:
Er worden journaalposten aangemaakt op 1 januari van het balansjaar. Activarekeningen worden gedebiteerd en passiva/eigen-vermogenrekeningen worden gecrediteerd. Dit zijn de boekingen die ervoor zorgen dat Solvve weet wat de startsituatie is.
De boekhouding is klaar voor gebruik. Alle transacties die je vanaf nu categoriseert, worden verwerkt op basis van deze openingsbalans. Je exploitatieoverzicht, je balansrapport en je jaarrekening bouwen allemaal voort op dit startpunt.
Volgende jaren worden automatisch berekend. Als je het boekjaar 2025 afsluit, maakt Solvve de balans per 31 december 2025 automatisch op basis van de openingsbalans plus alle verwerkte transacties. Je hoeft de balans dus maar een keer handmatig in te voeren.
Praktijkvoorbeeld: een VvE stapt over naar Solvve
Laten we het hele proces doorlopen met een concreet voorbeeld. VvE Museumstraat 60-62 heeft het boekjaar 2025 afgesloten en wil met Solvve werken. De penningmeester heeft de jaarrekening 2025 bij de hand.
De cijfers per 31 december 2025:
| Rekening | Bedrag |
|---|---|
| Betaalrekening (1010) | 12.000 |
| Spaarrekening (1020) | 25.000 |
| Nog te ontvangen rente (1420) | 500 |
| Totaal activa | 37.500 |
| Reservefonds (0210) | 25.000 |
| Exploitatieresultaat (9010) | 10.000 |
| Vooruit ontvangen bijdragen (1710) | 2.500 |
| Totaal passiva | 37.500 |
De "Nog te ontvangen rente" is rente die de bank nog moet uitkeren over de spaarrekening. De "Vooruit ontvangen bijdragen" zijn ledenbijdragen die eigenaren al in december 2025 hebben overgemaakt voor het eerste kwartaal van 2026. Die horen nog niet bij de inkomsten van 2025.
De penningmeester logt in op Solvve, gaat naar Boekhouding, klikt op Rapporten en vervolgens op Balans. Het welkomstscherm verschijnt. Bij "Met welk jaar wil je beginnen?" kiest de penningmeester 2025.
Stap 1: Activa invoeren. Via het dropdown-menu "Activarekening toevoegen..." voegt de penningmeester drie rekeningen toe: Betaalrekening (1010), Spaarrekening (1020), en Nog te ontvangen rente (1420). De penningmeester vult de bedragen in: 12.000, 25.000 en 500.
Stap 2: Passiva invoeren. Via "Passiva/Eigen vermogen rekening toevoegen..." voegt de penningmeester Reservefonds (0210), Exploitatieresultaat (9010) en Vooruit ontvangen bijdragen (1710) toe. Hij vult in: 25.000, 10.000 en 2.500.
Stap 3: Controleren. De totalen zijn beide 37.500. De balans is in evenwicht.
Stap 4: Concept opslaan. De penningmeester klikt op Concept Opslaan. Hij wil de bedragen nog even laten checken door de vorige penningmeester.
Stap 5: Definitief maken. Na bevestiging dat de bedragen kloppen, opent de penningmeester het concept, klikt op Afronden en Sluiten, en bevestigt in het venster. De openingsbalans is nu vastgelegd.
Vanaf dit moment kan de penningmeester banktransacties categoriseren en genereert Solvve automatisch rapportages op basis van de openingsbalans.
Tips
Gebruik de jaarrekening als bron. De meest betrouwbare bron voor je openingsbalans is de goedgekeurde jaarrekening van het vorige jaar. Vraag de vorige penningmeester of het bestuur om dit document als je het niet hebt.
Begin met het meest recente afgesloten jaar. Hoe recenter je startjaar, hoe minder handmatig werk je hebt. Als je de jaarrekening van 2024 hebt, begin dan met 2024.
Sla tussentijds op. Je hoeft het niet in een keer af te hebben. Gebruik de Concept Opslaan-functie en kom later terug.
Vraag om hulp bij twijfel. Twijfel je over een bedrag? Vraag het aan de vorige penningmeester, de kascommissie, of het bestuur. Beter een keer te veel gevraagd dan een fout in de openingsbalans.
Veelgestelde Vragen (FAQs)
Nee. Een definitieve balans is vergrendeld en kan niet meer worden aangepast. Daarom is het verstandig om eerst een concept op te slaan en de bedragen te laten controleren voordat je op Definitief Maken klikt. Heb je toch een fout ontdekt na het definitief maken? Neem dan contact op met het Solvve-team. Zij kunnen in deze gevallen helpen.
Controleer eerst of je alle rekeningen hebt toegevoegd die in de oude jaarrekening staan. Het exploitatieresultaat wordt vaak vergeten, en dat is meestal precies het bedrag waarmee de balans uit evenwicht is. Check ook of je geen bedrag per ongeluk in de verkeerde kolom hebt gezet. Kom je er echt niet uit? Sla je werk op als concept en vraag een medebestuurslid of de kascommissie om mee te kijken.
Deze rekening (1710) gebruik je als eigenaren al geld hebben overgemaakt voor een periode die nog niet is begonnen op de balansdatum. Stel dat je boekjaar loopt tot 31 december 2025 en een eigenaar heeft in december 2025 al de bijdrage voor het eerste kwartaal van 2026 betaald. Dat bedrag is geen inkomst van 2025, maar een vooruitbetaling. Je zet het als schuld (passiva) op de balans.