Handleiding voor penningmeesters: Transacties categoriseren

Als penningmeester van een VvE ben je verantwoordelijk voor een kloppende boekhouding. Een deel van dat werk bestaat uit het categoriseren van banktransacties: elke betaling en ontvangst koppelen aan de juiste grootboekrekening. In Solvve doe je dat vanuit het boekhoudoverzicht. Deze handleiding legt stap voor stap uit hoe dat werkt, welke opties je hebt, en wanneer je welke optie gebruikt.

Geen boekhoudkennis? Geen probleem. We leggen alles uit in gewone taal.

Waar vind je de transacties?

Ga in het menu naar Boekhouding en klik op het tabblad Overzicht. Je ziet daar een grafiek met de inkomsten en uitgaven van je VvE, en daaronder de lijst met alle banktransacties.

Bovenaan staat het actuele saldo van de betaalrekening. De grafiek toont per maand hoeveel er is binnengekomen en hoeveel er is uitgegeven, zodat je in een oogopslag ziet hoe de financien van je VvE ervoor staan.

Filteren en zoeken

Boven de transactielijst vind je een aantal filters waarmee je snel de juiste transacties terugvindt.

Je kunt filteren op:

Periode: kies een tijdvak, of selecteer "Dit Jaar" voor het huidige boekjaar.
Richting: bekijk alle transacties, alleen inkomsten (Bij) of alleen uitgaven (Af).
Zoeken: typ een naam, omschrijving of bedrag in het zoekveld.
Bedrag: filter op een specifiek bedragbereik met de Vanaf- en Tot-velden.
Rekening: filter op een specifieke grootboekrekening om te zien welke transacties daar al aan zijn gekoppeld.

Transacties die al gecategoriseerd zijn, herken je aan het groene label met de rekeningnaam in de kolom "Rekening". Transacties zonder label moeten nog worden bewerkt.

Boven de tabel zie je ook een samenvatting: het totaal aantal transacties, het totaal aan inkomsten, het totaal aan uitgaven, en het nettoverschil. Handig om snel te checken of alles klopt.

Een transactie categoriseren

Klik op Bewerken achter de transactie die je wilt toewijzen. Er opent een venster met de titel "Transactie Bewerken".

In dit venster zie je de volgende velden:

Notitie is een vrij tekstveld. Hier kun je een korte toelichting toevoegen, bijvoorbeeld "Factuur schoonmaak januari" of "Bijdrage eigenaar 62-2". Dit is handig voor jezelf en voor de kascommissie.

Rekening is het dropdown-menu waarmee je de grootboekrekening selecteert. Dit is het belangrijkste veld: hiermee bepaal je waar de transactie in de boekhouding terechtkomt.

Bijlage laat je een bestand uploaden, zoals een factuur. Doe dit waar mogelijk. Het bespaart je veel zoekwerk als de kascommissie of een eigenaar later vragen stelt.

Onder deze velden staan vier opties in de vorm van checkboxes. Dit is waar het interessant wordt, want deze opties veranderen hoe Solvve de boeking verwerkt.

De vier opties: wanneer gebruik je wat?

Voordat we elke optie in detail behandelen, hier een snelle keuzehulp. Stel jezelf bij elke transactie de volgende vragen:

Gaat er geld van de ene eigen rekening naar de andere eigen rekening? Bijvoorbeeld van betaalrekening naar spaarrekening, zonder dat er echt iets gekocht of betaald wordt? Gebruik dan "Dit is een interne overboeking".

Wordt er geld opzijgezet voor of opgenomen uit het reservefonds? Gebruik dan "Dit is een reservefondstransactie", en kies vervolgens Dotatie (toevoegen) of Onttrekking (opnemen).

Is dit een uitgave die betaald wordt uit het reservefonds? Denk aan groot onderhoud dat in het MJOP staat. Gebruik dan "Ten laste van reservefonds".

Is de betaling gedaan in een ander jaar dan waar de kosten of opbrengsten bij horen? Gebruik dan "Toewijzen aan ander boekjaar".

Past de transactie in geen van bovenstaande situaties? Dan is het een gewone transactie. Selecteer simpelweg de juiste rekening en klik op Opslaan.

Laten we nu elke optie uitgebreid bekijken.

Optie 1: Dit is een interne overboeking

Wanneer gebruik je dit?

Wanneer je geld verplaatst tussen de eigen bankrekeningen van de VvE. Bijvoorbeeld: je maakt geld over van de betaalrekening naar de spaarrekening, of andersom.

Wat gebeurt er?

Het bedrag wordt geboekt op rekening 1300, de zogenaamde Kruisposten. Dat is een tussenrekening. Als je dit goed doet, boek je zowel de uitgaande transactie (op de betaalrekening) als de binnenkomende transactie (op de spaarrekening) als interne overboeking. De twee boekingen heffen elkaar dan op via de Kruisposten.

De andere opties worden grijs en zijn niet meer selecteerbaar. Dat klopt, want een interne overboeking kan niet tegelijk iets anders zijn.

Wat is het financiële effect?

Het heeft geen invloed op de exploitatie (de winst-en-verliesrekening). Je geeft namelijk niets uit en je ontvangt niets. Je schuift alleen geld van het ene potje naar het andere.

Voorbeeld uit de praktijk

Je VvE heeft een betaalrekening en een spaarrekening. Je maakt op 1 maart €5.000 over naar de spaarrekening. Op de betaalrekening verschijnt een uitgaande transactie van €5.000, en op de spaarrekening een inkomende transactie van €5.000. Beide markeer je als "Dit is een interne overboeking".

Veelgemaakte fout

Vergeet niet om beide kanten van de overboeking te markeren. Als je alleen de uitgaande kant markeert maar niet de binnenkomende, blijft er een openstaand bedrag op Kruisposten staan. Je boekhouding klopt dan niet.

Optie 2: Dit is een reservefondstransactie

Elke VvE is wettelijk verplicht om een reservefonds aan te houden voor toekomstig onderhoud. Dit reservefonds wordt gevuld door periodiek geld opzij te zetten (dotatie), en opnames te doen wanneer er groot onderhoud betaald moet worden (onttrekking). Solvve heeft hiervoor een speciale optie met twee smaken: Dotatie en Onttrekking.

Dotatie: geld opzijzetten voor het reservefonds

Wanneer gebruik je dit? Als je geld overmaakt naar de spaarrekening die je gebruikt voor het reservefonds. Dit is het periodiek "vullen" van de spaarpot voor groot onderhoud.

Welke velden verschijnen er?

Drie extra dropdowns:

Resultaatrekening: de kostenrekening waarop de dotatie als uitgave verschijnt in de exploitatie. Meestal is dit iets als "4510 - Dotatie reservefonds".
Reservefondsrekening: de balansrekening die het eigen vermogen van het reservefonds bijhoudt. Dit is geen bankrekening, maar een boekhoudkundige rekening op de balans die laat zien hoeveel er in het reservefonds zit.
Spaarrekening: de daadwerkelijke bankrekening (spaarrekening) waar het geld naartoe gaat.

Wat gebeurt er achter de schermen? Solvve maakt twee boekingen aan. Ten eerste een bankboeking: het geld verhuist van de betaalrekening naar de spaarrekening. Ten tweede een memoriaalpost (een boeking zonder bankverkeer): de kostenrekening (Resultaatrekening) wordt belast, en het eigen vermogen van het reservefonds (Reservefondsrekening) wordt verhoogd.

Wat is het financiële effect? De dotatie verschijnt als een kostenpost in je exploitatie. Het eigen vermogen van het reservefonds stijgt op de balans. De spaarrekening groeit, de betaalrekening daalt.

Voorbeeld uit de praktijk

Je VvE zet elke maand €500 opzij voor het reservefonds, conform het MJOP (meerjarenonderhoudsplan). Je maakt €500 over naar de spaarrekening. Bij het categoriseren vink je "Dit is een reservefondstransactie" aan, kies je Dotatie, en vul je de drie rekeningen in. In de exploitatie verschijnt €500 als kostenpost "Dotatie reservefonds".

Onttrekking: geld opnemen uit het reservefonds

Wanneer gebruik je dit? Als je geld van de spaarrekening (reservefonds) overmaakt naar de betaalrekening. Meestal doe je dit omdat je binnenkort een grote factuur moet betalen voor gepland onderhoud.

Welke velden verschijnen er? Alleen de Spaarrekening: de bankrekening waar het geld vandaan komt.

Wat is het financiële effect? Dit is puur een verplaatsing van geld. Het heeft geen effect op de exploitatie. Het geld verschuift van de spaarrekening naar de betaalrekening, meer niet.

Voorbeeld uit de praktijk

Het dak moet gerepareerd worden voor €15.000. Je haalt €15.000 van de spaarrekening en zet het op de betaalrekening. Die binnenkomende transactie op de betaalrekening markeer je als "Dit is een reservefondstransactie" met type Onttrekking.

Let op: de onttrekking zelf verlaagt het eigen vermogen van het reservefonds nog niet. Dat gebeurt pas bij de daadwerkelijke betaling van het onderhoud, via de optie "Ten laste van reservefonds" (zie hieronder).