Het facturenoverzicht

Als penningmeester werk je met twee soorten facturen: facturen die de VvE nog moet betalen (crediteuren) en facturen die anderen nog aan de VvE moeten betalen (debiteuren). Meestal bekijk je die apart, op hun eigen tabblad. Maar soms wil je gewoon één overzicht: alles van een heel jaar bij elkaar, met de bedragen op een rij en de mogelijkheid om het als bestand op te slaan. Daarvoor is het facturenoverzicht.

In deze handleiding laten we zien waar je het vindt, hoe je het leest en hoe je het downloadt als PDF. Wil je meteen een voorbeeld zien? Ga dan naar onze demo omgeving.

Wat is het facturenoverzicht?

Het facturenoverzicht is een rapport dat je crediteuren en debiteuren van een heel jaar samenvoegt in één scherm. Je ziet in één oogopslag hoeveel de VvE dat jaar nog moest betalen en nog tegoed had, welke facturen betaald zijn en welke niet, en hoe lang openstaande facturen al lopen.

Het overzicht is bedoeld om te lezen en te bewaren, niet om facturen in aan te maken of te wijzigen. Dat doe je op de tabbladen Crediteuren en Debiteuren zelf.

Waar vind je het facturenoverzicht?

Ga naar Boekhouding in de zijbalk en klik bovenaan op het tabblad Rapporten. Bij Soort rapport kies je Facturen.

Zodra je op Facturen klikt, verschijnt het overzicht eronder. Bovenaan staat een rij met keuzes waarmee je het overzicht instelt: Jaar, Factuurtype, Status, Taal en de knop Download. Daaronder komen de facturen zelf, verdeeld in een blok Crediteuren en een blok Debiteuren.

Zo lees je het overzicht

Elk blok begint met een titel en het totaalbedrag. In het voorbeeld hieronder staat er bij Crediteuren een totaal van € 2.376: dat is het totaal van alle crediteurenfacturen van dat jaar. Bij Debiteuren staat op dezelfde manier het totaal dat de VvE dat jaar in rekening heeft gebracht.

Onder de titel staat de lijst met facturen. Per factuur zie je een aantal kolommen:

• Factuur: het factuurnummer.
• Leverancier (bij crediteuren) of Naam (bij debiteuren): van wie de factuur is, of voor wie hij bedoeld is.
• Uiterste datum: de datum waarvoor de factuur betaald moet zijn.
• Status: waar de factuur staat. Je ziet labels als Open (nog niet betaald), Deels betaald, Betaald, Afgeboekt (als oninbaar afgeschreven) en Geannuleerd.
• Totaal: het bedrag van de hele factuur.
• Openstaand: het deel dat nog niet betaald is. Bij een betaalde factuur staat hier € 0.

Onderaan elk blok staat een regel Totaal met het totale openstaande bedrag. Zo zie je meteen hoeveel er van dat jaar nog echt open staat.

De debiteurenkant werkt precies hetzelfde. Daar zie je bijvoorbeeld de maandelijkse bijdragefacturen die Solvve automatisch per eigenaar aanmaakt, met per regel of ze al betaald zijn.

De ouderdomsanalyse

Tussen de titel en de lijst staat een rij met vijf blokjes. Dat is de ouderdomsanalyse: die laat zien hoeveel er nog open staat en hoe lang die facturen al lopen. Het openstaande bedrag wordt verdeeld over vijf periodes:

• Huidig: facturen die nog niet te laat zijn.
• 1-30 dagen: tot een maand over de uiterste datum.
• 31-60 dagen en 61-90 dagen: langer geleden vervallen.
• 90+ dagen: al meer dan drie maanden te laat.

Zo zie je in één blik of het meeste netjes op tijd loopt, of dat er bedragen al lang openstaan. Hoe verder een bedrag naar rechts staat, hoe langer het al te laat is en hoe meer aandacht het verdient. In het voorbeeld staat het hele openstaande bedrag bij Huidig, dus er is niets te laat.

De cijfers filteren

Met de keuzes bovenaan bepaal je zelf wat je ziet.

• Jaar: kies het boekjaar dat je wilt bekijken. Standaard staat het huidige jaar ingesteld.
• Factuurtype: laat Alle staan om zowel crediteuren als debiteuren te zien, of kies Crediteuren of Debiteuren om je op één van de twee te richten.
• Status: klik op de knop om te kiezen welke statussen je wilt zien. Je vinkt bijvoorbeeld alleen Open en Deels betaald aan als je wilt weten wat er nog moet gebeuren. Onderin het menu zit ook Alleen vervallen: zet dat aan om alleen facturen te zien waarvan de uiterste datum voorbij is.

Je hoeft niets op te slaan. Zodra je een keuze aanpast, wordt het overzicht meteen bijgewerkt.

Het overzicht downloaden als PDF

Wil je het overzicht bewaren, meesturen met de jaarstukken of laten zien op de vergadering? Kies bij Taal of je het in het Nederlands of English wilt, en klik op Download. Solvve maakt dan een PDF met precies de facturen die op dat moment in beeld staan, dus met dezelfde filters op jaar, type en status.

Praktische tips

Begin bij het totaal, kijk daarna naar de details. Het totaalbedrag naast Crediteuren en Debiteuren geeft je snel het grote plaatje. De ouderdomsanalyse en de lijst eronder laten zien waar het bedrag vandaan komt.

Gebruik de filters om te focussen. Wil je alleen weten wat er nog binnen moet komen? Zet Factuurtype op Debiteuren en vink bij Status alleen Open en Deels betaald aan. Dan houd je precies de openstaande bijdragen over.

Let op: het overzicht past zich aan je filters aan. De PDF die je downloadt bevat alleen de facturen die op dat moment zichtbaar zijn. Wil je echt alles van een jaar in de PDF? Zet Factuurtype dan op Alle en zorg dat alle statussen aangevinkt zijn.

Wil je een factuur wijzigen? Dat kan niet vanuit dit overzicht. Ga daarvoor naar het tabblad Crediteuren of Debiteuren, open de factuur en pas hem daar aan.