Grip op kosten: maak offertes vergelijken onderdeel van je VvE-beleid

Een VvE kan veel besparen door consequent voor grotere uitgaven meerdere offertes aan te vragen.

Hoge kosten

VvE’s krijgen regelmatig te maken met forse uitgaven. Denk aan schilderwerk, vervanging van dakbedekking, kozijnen of gevels. Ook structurele kosten zoals schoonmaak, tuinonderhoud of administratie lopen op.

Meerdere offertes

Toch vraagt bijna geen enkele VvE vooraf meerdere offertes aan voor een opdracht. Terwijl het loont: prijzen verschillen vaak fors. Ook de kwaliteit en garanties lopen uiteen. Vraag daarom bij voorkeur altijd meerdere offertes op, ook als een beheerder deze stap normaliter verzorgt. Een goede beheerder zal dit ondersteunen.

Sommige beheerders werken op provisiebasis en kiezen hun vaste partijen. Vraag daarom ook als bestuur zelf offertes op, ter controle en voor onafhankelijkheid.

VvE-beheerders

Laat je als bestuur niet uitsluitend leiden door de beheerder. Vraag desnoods aanvullend offertes op bij andere partijen. Als je beheerder bezwaar maakt, is dat een signaal. Transparantie is belangrijk.

Offerteprocedure vastleggen

Leg in het huishoudelijk reglement vast vanaf welk bedrag er meerdere offertes moeten worden opgevraagd. Laat de ledenvergadering hierover besluiten.

Een goede vergelijking

Zorg ervoor dat je offertes goed kunt vergelijken. Geef daarom bij aanvraag altijd aan:

Technische commissie

Voor technisch complex werk kan het verstandig zijn een technische commissie te vormen die helpt bij het beoordelen van offertes.

Veelgestelde Vragen (FAQs)

Het aanvragen van meerdere offertes zorgt voor aanzienlijke kostenbesparingen. Omdat prijzen, kwaliteit en garantievoorwaarden tussen partijen vaak fors verschillen, krijgt de VvE door vergelijking de beste prijs-kwaliteitverhouding.

Dit is vooral belangrijk voor grote onderhoudsposten zoals schilderwerk, dakvervanging, kozijnen en gevelonderhoud, maar ook voor doorlopende contracten zoals schoonmaak, tuinonderhoud en verzekeringen.

Ja, het is zelfs aan te raden. Dit waarborgt de onafhankelijkheid en transparantie, zeker omdat sommige beheerders vaste partijen hebben of op provisiebasis werken. Een goede beheerder zal dit eigen initiatief ondersteunen.

De VvE kan in het huishoudelijk reglement vastleggen vanaf welk drempelbedrag het bestuur verplicht is om minimaal drie offertes op te vragen. De ledenvergadering moet over dit besluit stemmen.

Zorg voor een duidelijke opdrachtomschrijving, specificatie van werkzaamheden en materialen, het prijsmodel (vast of uurtarief), de gewenste planning, garantievoorwaarden en afspraken over meerwerk.

Bij technisch complexe projecten kan een technische commissie van eigenaren helpen om de inhoudelijke kwaliteit van de offertes te beoordelen en het bestuur te adviseren over de meest geschikte partij.

Transparantie voorkomt belangenverstrengeling en zorgt ervoor dat alle leden van de VvE erop kunnen vertrouwen dat het gezamenlijke geld op de meest efficiënte manier wordt uitgegeven.

In Solvve kun je offertes centraal opslaan bij onderhoudsverzoeken, contactgegevens van leveranciers beheren en ervaringen met bedrijven delen met andere leden, zodat de historie altijd inzichtelijk blijft.