Oproeptermijn voor een VvE-vergadering
Bij een Algemene Ledenvergadering (ALV) van een Vereniging van Eigenaren (VvE) worden belangrijke besluiten genomen, zoals het vaststellen van de begroting en de periodieke bijdrage. Maar wist je dat deze besluiten ongeldig kunnen zijn als de oproeptermijn voor de vergadering niet correct wordt gehanteerd? In dit artikel leggen we uit wat de oproeptermijn inhoudt, waar je deze kunt vinden en waarom het belangrijk is om de juiste procedure te volgen.
Wat is een oproeptermijn?
De oproeptermijn is de minimale periode tussen het versturen van de uitnodiging voor een vergadering en de datum van de vergadering zelf. Deze termijn is wettelijk of statutair bepaald en zorgt ervoor dat alle leden voldoende tijd hebben om de agenda door te nemen en zich voor te bereiden.
Waar vind je de oproeptermijn?
De oproeptermijn voor een VvE-vergadering kan zijn vastgelegd in twee documenten:
1. Het modelreglement
Het modelreglement dat van toepassing is op jouw VvE bepaalt de minimale oproeptermijn. Hieronder een overzicht van de oproeptermijnen per modelreglement:
| Modelreglement | Oproeptermijn |
|---|---|
| Modelreglement 1973 | Ten minste 8 dagen |
| Modelreglement 1983 | Ten minste 8 dagen |
| Modelreglement 1992 | Ten minste 15 dagen (dag van oproeping en vergadering niet meegerekend) |
| Modelreglement 2006 | Ten minste 15 dagen (dag van oproeping en vergadering niet meegerekend) |
| Modelreglement 2017 | Ten minste 15 dagen (dag van oproeping en vergadering niet meegerekend) |
| Modelreglement Kleine VvE's 2021 | Ten minste 15 dagen (dag van oproeping en vergadering niet meegerekend) |
2. De splitsingsakte
Naast het modelreglement kan de oproeptermijn ook zijn vastgelegd in de splitsingsakte. Deze termijn kan afwijken van het modelreglement en is leidend. Het is daarom essentieel dat het bestuur de splitsingsakte controleert om zeker te weten welke oproeptermijn geldt.
Wat gebeurt er als de oproeptermijn niet wordt nageleefd?
Als de oproeptermijn niet correct wordt gehanteerd, kunnen de besluiten die tijdens de vergadering worden genomen ongeldig worden verklaard. Leden kunnen bezwaar maken bij de rechter, die de besluiten kan vernietigen vanwege een procedurefout.
Belangrijk:
- Controleer altijd de splitsingsakte en het modelreglement om te weten welke oproeptermijn geldt.
- Zorg ervoor dat de uitnodiging en agenda tijdig naar alle leden worden verstuurd.
Hoe kun je de oproeptermijn gemakkelijk beheren?
Met een platform zoals Solvve kun je eenvoudig de oproeptermijn en andere vergaderingsprocedures beheren. Het platform biedt:
- Automatische herinneringen: Stel eenvoudig de juiste oproeptermijn in, zodat uitnodigingen op tijd worden verstuurd.
- Delen van documenten: Stuur agenda's en vergaderstukken direct naar alle leden via het platform.
- Transparantie: Zorg dat alle leden toegang hebben tot relevante informatie en procedures.
Conclusie
De oproeptermijn is een cruciaal onderdeel van een rechtsgeldige VvE-vergadering. Door de juiste termijn te hanteren, voorkom je dat belangrijke besluiten ongeldig worden verklaard. Controleer altijd de splitsingsakte en het geldende modelreglement en gebruik tools zoals Solvve om het proces eenvoudig en foutloos te maken.
Wil je meer weten over hoe Solvve jouw VvE kan ondersteunen bij vergaderingen en besluitvorming? Ontdek de mogelijkheden hier!
Veelgestelde Vragen (FAQs)
De oproeptermijn zorgt ervoor dat alle appartementseigenaren voldoende tijd hebben om de agenda en bijbehorende vergaderstukken door te nemen, zodat zij zich goed kunnen voorbereiden op de besluitvorming tijdens de ALV.
De geldende termijn staat beschreven in het modelreglement dat op de VvE van toepassing is. Echter, de splitsingsakte van de VvE is altijd leidend; als hierin een afwijkende termijn staat, moet deze worden gevolgd.
Voor de modelreglementen uit 1992, 2006, 2017 en 2021 geldt een oproeptermijn van ten minste 15 dagen. Hierbij worden de dag van de oproeping zelf en de dag van de vergadering niet meegeteld.
Bij de oudere modelreglementen uit 1973 en 1983 is de minimale oproeptermijn vastgesteld op 8 dagen.
Wanneer de termijn te kort is, zijn de besluiten die tijdens de vergadering zijn genomen juridisch aanvechtbaar. Een rechter kan deze besluiten vernietigen wegens een procedurefout, waardoor ze ongeldig worden.
Ja, de uitnodiging moet binnen de oproeptermijn worden verstuurd inclusief de agenda. Leden moeten immers weten over welke onderwerpen zij binnen de gestelde termijn een standpunt moeten vormen.
Ja, de splitsingsakte is het leidende document voor een specifieke VvE. Het bestuur moet daarom altijd eerst de akte controleren op bepalingen die afwijken van het algemene modelreglement.
Bij een termijn van 15 dagen moet er een tussenruimte van 15 volle kalenderdagen zitten tussen de verzenddatum en de vergaderdatum. De dag van verzending en de dag van de vergadering tellen dus niet mee in deze 15 dagen.
Solvve helpt besturen door automatische herinneringen te geven voor de juiste termijn. Bovendien kunnen agenda's en documenten direct digitaal naar alle leden worden verzonden, wat de bewijslast voor een tijdige oproeping vereenvoudigt.
Besluiten die met een te korte termijn zijn opgeroepen zijn vernietigbaar. Als echter alle stemgerechtigden aanwezig zijn en unaniem instemmen met de besluitvorming ondanks de kortere termijn, wordt het risico op vernietiging in de praktijk weggenomen.