VvE activeren voor de verkoop: zo pak je het aan

Je staat op het punt je appartement te verkopen en dan komt de vraag: is onze VvE eigenlijk wel actief? Voor veel eigenaren in kleine VvE's is het antwoord vaak nee. Geen vergaderingen, geen reservefonds, misschien niet eens een gezamenlijke verzekering.

Slecht nieuws voor de verkoop, maar gelukkig op te lossen. En sneller dan je denkt.

We schreven dit artikel mede op basis van inzichten van RE/MAX Totaal, die als makelaar regelmatig te maken krijgt met dit soort situaties.

Waarom een inactieve VvE invloed heeft op de verkoop

Sinds 1 januari 2018 controleren banken bij hypotheekaanvragen of de VvE aan de wettelijke eisen voldoet. Voldoet die niet, dan krijgt een potentiele koper simpelweg geen hypotheek. En zonder hypotheek, geen verkoop.

Een actieve VvE voldoet aan het volgende:

De stappen om je VvE te activeren, inclusief de administratie

Dit is waar het bij veel kleine VvE's alsnog misgaat: de VvE wordt geactiveerd, maar de administratie is meteen al een rommeltje. Wie heeft de notulen? Waar staat de verzekeringspolis? Hoeveel staat er in het reservefonds?

Doe het daarom gelijk goed.

Stap 1: Plan een vergadering en leg alles vast

Spreek een moment af met de andere eigenaren. Bespreek het besluit om de VvE te activeren, stel een maandelijkse bijdrage vast en kies een bestuurder. Leg dit vast in notulen.

Richt tegelijkertijd een centrale plek in voor de administratie. Solvve is daar ideaal voor: je maakt een omgeving aan voor jullie VvE, nodigt de andere eigenaren uit en hebt meteen een vaste plek voor documenten, besluiten en communicatie. Geen WhatsApp-groep meer die na een jaar onoverzichtelijk is.

Stap 2: Schrijf de VvE in bij de KvK

Gebruik formulier 5 voor de VvE zelf en formulier 22 voor de bestuurders. Beide zijn te downloaden op de website van de KvK. Na inschrijving heb je een KvK-nummer, dat heb je nodig voor de volgende stappen.

Sla het inschrijvingsbewijs meteen op in Solvve. Zo weet iedereen waar het staat als een notaris of bank ernaar vraagt.

Stap 3: Open een bankrekening op naam van de VvE

De bestuurder opent een rekening, bij de meeste banken kan dat gewoon online. Maandelijkse bijdragen komen hierop binnen, vaste lasten zoals de verzekering worden hiervan betaald.

Koppel de rekening aan Solvve. De bankkoppeling zorgt ervoor dat inkomsten en uitgaven automatisch bijgehouden worden. De penningmeester hoeft geen uren meer te besteden aan het handmatig bijwerken van een spreadsheet.

Stap 4: Sluit een opstalverzekering af

Voor het hele pand, op naam van de VvE. Dit voorkomt discussie bij schade over wie waarvoor aansprakelijk is. Vraag een polis aan en sla die op in de documentenomgeving van Solvve.

Stap 5: Stel een onderhoudsplan op

Kies je voor een volledig MJOP of een beknopt onderhoudsplan (BOP)? Voor kleine VvE's zijn er aanbieders die een lichtere variant aanbieden. Op basis van dat plan stel je de maandelijkse bijdrage definitief vast.

sla het plan op in Solvve. Zo kunnen alle eigenaren het raadplegen en is er geen discussie achteraf over wat er besloten was.

Stap 6: Begin met sparen en houd het bij

Storten, reservefonds opbouwen, en de VvE is actief. Maar het opbouwen van een reservefonds werkt alleen als iedereen weet hoeveel erin zit en wat de doelstelling is.

In Solvve zie je het saldo van het reservefonds altijd in een oogopslag. Transparant voor iedereen, zonder dat de penningmeester elke keer gevraagd wordt om een update.

Stap 7: Houd jaarlijks een vergadering

Bespreek de financiële jaarstukken zoals de begroting, balans en het exploitatieresuktaat. Via Solvve plan je de vergadering, verstuur je de agenda en leg je de notulen en besluiten vast op een plek die voor iedereen toegankelijk is.

Klaar voor de verkoop

Met een actieve VvE en een administratie die op orde is, sta je sterk bij de verkoop. Een koper wil inzicht in de administratieve en financiële situatie van de VvE. Als je dat met een paar klikken kunt laten zien, neem je meteen een hoop onzekerheid weg.

Start vandaag met Solvve, 30 dagen gratis

Vragen over jouw situatie? Stuur een bericht naar info@solvve.nl.

Veelgestelde Vragen (FAQs)

Ja, technisch gezien kun je verkopen, maar een koper die een hypotheek nodig heeft loopt mogelijk tegen een muur aan. Banken controleren sinds 2018 of de VvE actief is voordat ze een hypotheek verstrekken.

Als de eigenaren het er snel over eens zijn, kun je een VvE in een paar weken activeren. De KvK-inschrijving zelf kan redelijk snel, het openen van een bankrekening en het afsluiten van een verzekering ook. Het opstellen van een onderhoudsplan kost iets meer tijd, maar voor kleine VvE's zijn er lichte varianten die sneller geregeld zijn.

Dat is lastig, want je hebt de andere eigenaren nodig. Probeer het gesprek te starten vanuit het gezamenlijke belang: een actieve VvE verhoogt de waarde van alle appartementen en maakt verkoop voor iedereen makkelijker. Lukt het echt niet, dan is juridisch advies soms de volgende stap.

Veel kleine VvE's bewaren documenten verspreid over e-mails, WhatsApp en persoonlijke of cloud opslag. Dat werkt niet als een notaris of hypotheekadviseur om stukken vraagt. Met Solvve heb je een centrale plek voor alle documenten, van de KvK-inschrijving tot de verzekeringspolis en de notulen van vergaderingen.