Crediteuren en leveranciersfacturen

Crediteuren en leveranciersfacturen

Als penningmeester krijg je regelmatig facturen binnen van leveranciers: de schoonmaker, de liftmonteur, de verzekeraar. Je wilt overzicht houden over wat de VvE nog moet betalen, en je wilt dat elke betaling die van de rekening afgaat aan de juiste factuur wordt gekoppeld. In Solvve doe je dat op het tabblad Crediteuren in de boekhouding. In deze handleiding leggen we stap voor stap uit hoe je een leveranciersfactuur registreert en hoe je een bankbetaling aan die factuur koppelt. Wil je meteen een voorbeeld zien? Ga dan naar onze demo omgeving.

Wat zijn crediteuren?

Een crediteur is een leverancier aan wie je nog geld moet betalen. Zodra je een factuur van een leverancier ontvangt, ontstaat er een schuld: de VvE moet dat bedrag betalen voor de uiterste datum. Die openstaande facturen samen noemen we de crediteuren.

Waarom zou je een factuur eerst registreren en niet gewoon wachten tot je hem betaalt? Omdat je zo altijd ziet wat er nog aankomt. Je weet precies hoeveel de VvE nog verschuldigd is, welke facturen bijna verlopen en welke al betaald zijn. En als de betaling later van de rekening afgaat, koppelt Solvve die automatisch aan de juiste factuur. Zo klopt je boekhouding vanzelf.

Waar vind je de crediteuren?

Ga naar Boekhouding in de zijbalk en klik bovenaan op het tabblad Crediteuren.

Bovenaan zie je Openstaande crediteuren: het totale bedrag dat de VvE nog moet betalen. Daaronder staan de facturen, verdeeld in een paar groepen:

In het voorbeeld hierboven staat er een vervallen factuur van Bouwgroep Rijnstad van € 561, met als uiterste datum 4 juli 2026. De rode tekst "15 dagen te laat" laat zien dat de betaaltermijn ruim voorbij is. Met het menu Alle leveranciers rechtsboven kun je de lijst filteren op een specifieke leverancier.

Stap 1: Een leveranciersfactuur registreren

Zodra je een factuur binnenkrijgt, leg je die vast in Solvve. Klik rechtsboven op Factuur registreren. Er verschijnt een venster met de titel Inkoopfactuur registreren.

Je vult de volgende gegevens in:

Onderaan vul je bij Factuurregels in waar de kosten bij horen. Een factuurregel bestaat uit een grootboekrekening (de categorie waarop je de kosten boekt, bijvoorbeeld 4060 - Schoonmaak), een omschrijving en een bedrag. Bij een factuur die uit meerdere soorten kosten bestaat, klik je op Regel toevoegen om een extra regel te maken. Onderin zie je het totaal, dat moet overeenkomen met het bedrag op de factuur.

Klik op Factuur registreren om op te slaan. De factuur staat nu bij je openstaande crediteuren, klaar om betaald te worden.

Stap 2: De betaling koppelen aan de factuur

Op het moment dat je de factuur echt betaalt, gaat het bedrag van de VvE-rekening af. Die afschrijving verschijnt in Solvve als een banktransactie. Nu wil je die betaling aan de juiste factuur koppelen, zodat de factuur op "betaald" komt te staan.

Ga naar Boekhouding en blijf op het tabblad Overzicht. Daar staat de lijst met banktransacties. Zoek de betaling op, bijvoorbeeld met de zoekbalk. Een betaling die nog nergens aan gekoppeld is, herken je aan het label Niet gecategoriseerd.

In het voorbeeld zie je op 4 juli 2026 een afschrijving van € 561 naar Bouwgroep Rijnstad, precies het bedrag van de factuur. Klik op Bewerken achter die transactie. Er opent een venster met de titel Transactie bewerken.

Onder het tabblad Factuur doet Solvve automatisch een voorstel. Bij Voorgestelde facturen zie je de openstaande factuur die het beste past. Solvve legt ook uit waarom, met labels als "Bedrag komt exact overeen met openstaand saldo", "Naam tegenpartij komt overeen met leverancier" en "Transactiedatum ligt dicht bij vervaldatum". Klopt het voorstel? Klik dan op Koppelen.

De transactie is nu gekoppeld. Je ziet de melding Gekoppeld aan factuur met daarbij "Factuur 2026-997: € 561 toegepast". In de lijst met transacties krijgt de betaling nu het label van de factuur. Zit je ernaast? Met Ontkoppelen maak je de koppeling weer ongedaan.

Ga je terug naar het tabblad Crediteuren, dan zie je het resultaat: de openstaande crediteuren staan op € 0 en de factuur van Bouwgroep Rijnstad is verhuisd naar Voorgaande facturen met de status Betaald.

Factuurcontrole: grote facturen laten goedkeuren

Bij grotere bedragen wil je misschien niet dat één persoon in zijn eentje een factuur beoordeeld. Met Factuurcontrole stel je in dat facturen vanaf een bepaald bedrag eerst door een tweede bestuurslid worden goedgekeurd. Dat noemen we ook wel het vier-ogen-principe: er kijken altijd twee mensen mee. Deze functie is optioneel.

Factuurcontrole aanzetten

Ga naar Boekhouding en klik op het tabblad Instellingen. Scroll naar de sectie Factuurcontrole. Zet de schakelaar op Ingeschakeld en vul bij Minimumbedrag in vanaf welk bedrag goedkeuring nodig is, bijvoorbeeld € 250.

Vanaf nu moet elke inkoopfactuur met een totaalbedrag van € 250 of meer eerst worden goedgekeurd voordat je hem aan een betaling kunt koppelen.

Een factuur indienen ter goedkeuring

Een grote factuur registreer je op precies dezelfde manier als in stap 1. Het enige verschil: zodra je op Factuur registreren klikt, komt de factuur niet meteen bij de gewone openstaande facturen, maar in een apart blok Wacht op goedkeuring. Daar zie je ook wie de factuur heeft ingediend.

In het voorbeeld heeft penningmeester Lisa Regeer een factuur van € 1.815 van Schildersbedrijf Van Dijk ingediend. Die staat nu te wachten tot een ander bestuurslid ernaar kijkt.

Tegelijk krijgt elk bestuurslid dat facturen mag goedkeuren automatisch een e-mail. Daarin staan de belangrijkste gegevens van de factuur en twee knoppen: Goedkeuren en Afwijzen. Zo kan een bestuurslid meteen reageren, ook zonder eerst in te loggen.

De factuur goedkeuren of afwijzen

Een tweede bestuurslid (bijvoorbeeld de voorzitter) klikt op de knop in de e-mail, of logt in en opent de factuur bij Crediteuren. Onderin het venster staan twee knoppen: Goedkeuren en Afwijzen.

Klik je op Goedkeuren, dan vraagt Solvve nog een keer om bevestiging. Klik nogmaals op Goedkeuren om door te gaan.

De factuur krijgt nu de status Goedgekeurd, met de naam van degene die hem heeft goedgekeurd en de datum erbij. De factuur is klaar om betaald te worden en je koppelt de bankbetaling er later aan, precies zoals in stap 2.

Wil het bestuurslid de factuur juist niet betalen? Dan klikt hij op Afwijzen en geeft hij een reden op. Degene die de factuur heeft ingediend krijgt daar bericht van.

Let op: degene die een factuur indient, kan die niet zelf goedkeuren. Er moet altijd een ander bestuurslid naar kijken. Zorg er dus voor dat er minstens twee bestuursleden toegang tot de boekhouding hebben.

Ben je zelf het bestuurslid dat een factuur moet goedkeuren? Lees dan de korte Handleiding: Een factuur goedkeuren.

Praktische tips

Herkent Solvve de factuur niet? Dan kun je in het venster Transactie bewerken zelf zoeken via Openstaande facturen bekijken. Is er nog helemaal geen factuur voor deze betaling? Klik dan op Nieuwe factuur aanmaken en koppelen. Solvve neemt dan alvast het bedrag en de leverancier over.

Geen factuur? Kleine afschrijvingen waar je geen factuur voor hebt kan je ook verwerken. Kies dan het tabblad Categoriseren in plaats van Factuur, en boek de transactie rechtstreeks op de juiste grootboekrekening.

Betalen uit het reservefonds? Als een factuur betaald wordt uit het reservefonds (de spaarpot van de VvE voor groot onderhoud), zet je in het registratievenster de schakelaar Ten laste van reservefonds aan. De kosten gaan dan rechtstreeks van het reservefonds af, in plaats van via de gewone exploitatie.

Controleer het totaal. Het totaal van de factuurregels moet gelijk zijn aan het bedrag op de papieren of digitale factuur. Zo weet je zeker dat je niets bent vergeten en dat de koppeling met de bankbetaling later netjes klopt.

Veelgestelde Vragen (FAQs)

Crediteuren zijn leveranciers aan wie de VvE nog geld moet betalen. Debiteuren zijn juist partijen die nog geld aan de VvE moeten betalen, bijvoorbeeld een lid met een openstaande bijdrage. Beide hebben een eigen tabblad in de boekhouding.

Het handigst is om de factuur te registreren zodra je hem binnenkrijgt. Dan zie je meteen wat er nog betaald moet worden. Zodra de betaling later van de rekening afgaat, koppel je die aan de factuur. Andersom kan ook: bij een banktransactie zonder factuur kun je via Nieuwe factuur aanmaken en koppelen de factuur alsnog in een keer aanmaken.

Dat hoeft niet apart. Bij het registreren van een factuur klik je op het plusteken naast Leverancier en typ je de naam bij Naam nieuwe leverancier. De leverancier wordt automatisch aangemaakt zodra je de factuur opslaat.

Ja. Open de transactie opnieuw via Bewerken en klik op Ontkoppelen. De koppeling wordt dan ongedaan gemaakt en de factuur komt weer als openstaand terug.

Dat betekent dat de uiterste datum voorbij is en de factuur nog niet (volledig) betaald is. Solvve laat er ook bij zien hoeveel dagen de factuur te laat is, zodat je weet welke betalingen voorrang hebben.

Ja, dat is juist de bedoeling. Je registreert de factuur zodra je hem ontvangt. Hij staat dan als openstaand bij je crediteuren, tot het moment dat je de betaling eraan koppelt.

Met factuurcontrole stel je in dat facturen vanaf een bepaald bedrag eerst door een tweede bestuurslid moeten worden goedgekeurd. Zo kijkt er bij grotere uitgaven altijd iemand mee. Je zet het aan bij Boekhouding, tabblad Instellingen, sectie Factuurcontrole.

Nee. Wie een factuur indient, kan die niet zelf goedkeuren. Een ander bestuurslid met toegang tot de boekhouding moet dat doen. Zo is er altijd controle door twee personen (het vier-ogen-principe).