Losse stemmingen buiten een vergadering

Niet elke vraag aan de leden hoeft te wachten op de ledenvergadering. Wil je een besluit nemen buiten het vergadermoment om? Dan start je in Solvve een losse stemming. Leden stemmen op hun telefoon of laptop en de tussenstand zie je meteen. In deze handleiding lees je hoe je zo'n stemming aanmaakt, hoe leden stemmen en hoe je de uitslag leest. Wil je een voorbeeld zien? Ga dan naar demo.solvve.nl.

Ga je een Algemene Ledenvergadering (ALV) organiseren, met oproeping, presentielijst, volmachten, quorum en notulen? Dat doe je met een vergadering in de Agenda. Lees daarvoor de handleiding Ledenvergaderingen organiseren en stemmen.

Twee soorten stemmingen

Solvve kent twee soorten stemmingen:

• Stemmingen binnen een vergadering. Die horen bij een besluitpunt op de agenda van een vergadering. Solvve houdt de presentielijst en de volmachten bij, controleert het quorum en berekent of het besluit is aangenomen. Hoe dat werkt, lees je in de handleiding Ledenvergaderingen organiseren en stemmen.
• Stemmingen buiten een vergadering. Die maak je los aan onder Stemmen. Zo'n stemming krijgt in Solvve het label Stemming buiten vergadering. Let op: buiten een vergadering is een besluit alleen rechtsgeldig als alle leden stemmen en de uitslag unaniem is.

Bij een losse stemming verzamelt Solvve alleen de stemmen en toont de uitslag. Er is geen quorum en geen berekening van de meerderheid. Wil je een rechtsgeldig besluit, zet het onderwerp dan als besluitpunt op de agenda van een vergadering.

Wat heb je nodig?

• Alle appartementsrechten en eigenaren staan onder Leden. Elk appartementsrecht heeft één stem, dus ontbrekende adressen kunnen niet meestemmen.
• Werkt jouw VvE met stemrecht op basis van breukdelen? Zet dan eerst het gewogen stemrecht aan (zie stap 1).
• Een losse stemming mag elk lid starten, ook een gewone eigenaar. Je hebt er geen bestuursrol voor nodig.

Waar vind je de losse stemmingen?

Klik in het menu van je VvE op Stemmen. Je ziet alle losse stemmingen van je VvE. Met de knop Filters kies je of je alleen Open stemmingen of alleen Gesloten stemmingen wilt zien. Rechtsboven staat de knop Nieuwe stemming.

De stemmingen van een vergadering staan hier niet. Die vind je bij de besluitpunten op de agenda van de vergadering zelf, onder Agenda.

Stap 1: Gewogen stemrecht instellen (alleen als dat van toepassing is op de VvE)

In veel splitsingsaktes heeft elk appartementsrecht een ander aantal stemmen, meestal gelijk aan de teller van het breukdeel (het getal boven de streep). Ga naar Instellingen, sectie VvE instellingen, en zet de schakelaar Gebruik gewogen stemrecht aan. Er verschijnt dan een blok Stemconfiguratie met alle appartementsrechten. Vul per adres het aantal stemmen in. Solvve slaat elke wijziging direct op.

Bij een grote VvE gaat het sneller met Bulk uploaden. Klik eerst op Spreadsheet-template downloaden: je krijgt een csv-bestand met alle adressen en de huidige waarden. Vul de tweede kolom aan en upload het bestand. Het adres in het bestand moet precies hetzelfde zijn als in Solvve.

Een paar spelregels:

• Alleen hele getallen zijn toegestaan. Staat in de akte bijvoorbeeld 15/1000, dan vul je 15 in.
• Zolang je niets invult, telt een adres voor 0 stemmen. Zet het gewogen stemrecht dus pas aan als je de stemconfiguratie meteen invult, anders staat elke uitslag op 0%.
• Het stemrecht staat los van de verdeelsleutel voor de ledenbijdrage. Die vul je apart in bij de boekhouding, zie de Boekhouding inrichten.

Deze instelling geldt voor alle stemmingen in je VvE: voor losse stemmingen én voor de stemmingen tijdens een vergadering. Gebruikt jouw VvE geen breukdelen bij het stemmen? Laat de schakelaar dan uit. Elk appartementsrecht telt dan voor één stem.

Stap 2: Een losse stemming aanmaken

Ga naar Stemmen en klik op Nieuwe stemming. Bovenaan het formulier zie je het label Stemming buiten vergadering. Vul het formulier in:

• Bericht: de toelichting bij het voorstel, bijvoorbeeld "Het bestuur wil graag weten of er interesse is in zonnepanelen op het dak. Zie de offerte onder Documenten." Dit bericht komt als eerste reactie onder de stemming te staan.
• Vraag: de stelling waarover gestemd wordt.
• Opties: de antwoorden waaruit leden kiezen. Je typt ze zelf, bijvoorbeeld "Ja" en "Nee". Met Optie toevoegen voeg je er een toe, zoals "Geen mening". Je hebt minstens twee verschillende opties nodig.
• Open de stemming zodat er meteen gestemd kan worden: zet deze schakelaar aan als leden direct mogen stemmen. Laat je hem uit, dan staat de stemming op Gesloten en open je hem later zelf.
• Kies de taal van je tekst en klik op Verzenden.

Let op: de vraag en de opties kun je na het aanmaken niet meer wijzigen, ook niet als er nog niet gestemd is. Alleen het bericht kun je later aanpassen via Bewerken bij de eerste reactie. Staat er een fout in de vraag? Verwijder de stemming dan en maak een nieuwe aan.

Stap 3: Stemmen

Is de stemming nog gesloten? Open de stemming en klik op Stemming openen. Leden zien de stemming nu op hun telefoon of laptop en kiezen een optie. Zo werkt het stemmen:

• Elk appartementsrecht heeft één stem, of het ingestelde aantal stemmen bij gewogen stemrecht. Een lid met twee appartementsrechten stemt met één klik voor beide adressen tegelijk.
• Delen twee eigenaren één appartementsrecht, dan delen ze ook die ene stem. De laatste klik telt.
• Zolang de stemming open is, kan een lid van optie wisselen door op een andere optie te klikken. Een stem helemaal intrekken kan niet.
• De tussenstand is direct zichtbaar in percentages en balkjes. Stemmen zijn niet anoniem: wie op 1 stem of bijvoorbeeld 4 stemmen achter een optie klikt, ziet welke adressen die keuze maakten.

Is iedereen klaar met stemmen? Klik dan op Stemming sluiten. De optieknoppen zijn daarna uitgeschakeld, de uitslag blijft staan. Heb je te vroeg gesloten? Met Stemming openen open je de stemming opnieuw. De al uitgebrachte stemmen blijven bewaard.

Een stemming sluit niet vanzelf. Vermeld in het bericht tot wanneer leden kunnen stemmen en sluit de stemming daarna zelf.

Stap 4: De uitslag lezen

De percentages zijn berekend over de uitgebrachte stemmen, niet over alle stemmen in de VvE. Bij gewogen stemrecht tellen de balkjes het aantal stemmen per adres op; de knop N stemmen telt altijd het aantal adressen. Solvve zegt bij een losse stemming niet of een voorstel is aangenomen. Dat is ook logisch: een besluit buiten de vergadering is alleen geldig als iedereen heeft gestemd en iedereen hetzelfde koos.

De uitslag blijft na het sluiten zichtbaar op de stemmingspagina, inclusief welke adressen wat stemden. Een aparte export is er niet. Wil je de uitkomst delen? Zet hem in een bericht onder Mededelingen, of neem het onderwerp mee als besluitpunt naar de volgende vergadering. Alles wat er rond de stemming gebeurt, staat ook in het Activiteitenlogboek.