Rollen en rechten instellen
In een actieve VvE heeft iedereen een eigen taak. De voorzitter leidt de vergadering, de penningmeester duikt in de cijfers en de technische commissie houdt toezicht op het onderhoud. In Solvve bepaal je via rollen wat elk lid mag inzien, aanmaken, bewerken en verwijderen.
Deze handleiding laat zien hoe je rollen toewijst, eigen rollen aanmaakt en welke rechten standaard bij elke rol horen.
De zes standaardrollen
Solvve heeft zes standaardrollen klaar staan zodra je een VvE aanmaakt. De rechten zijn afgestemd op de typische verantwoordelijkheden binnen een VvE:
- Voorzitter
- Secretaris
- Penningmeester
- Kascommissie
- Technische commissie
- Eigenaar
De Voorzitter, Secretaris en Penningmeester delen dezelfde rechten en hebben volledige beheertoegang. Kascommissie, Technische commissie en Eigenaar hebben elk een beperktere set rechten die past bij hun rol.
Stap 1: Rollen & rechten openen
Ga in de VvE naar Instellingen en kies vervolgens het tabblad Rollen & rechten. Deze pagina is alleen zichtbaar voor leden met een rol die rollen mag beheren — standaard zijn dat de Voorzitter, Secretaris en Penningmeester.
Op de pagina zie je links een lijst met alle rollen die in de VvE gebruikt worden, inclusief het aantal leden per rol. Door op een rol te klikken open je rechts de details, met twee tabbladen: Rechten en Leden.
Stap 2: Een rol aan een lid toewijzen
Klik op de rol waaraan je leden wil toevoegen of verwijderen en kies het tabblad Leden. Je ziet nu een overzicht van alle VvE-leden met een vinkje voor wie de rol heeft. Vink de leden aan of uit en klik op Opslaan.
Een lid kan meerdere rollen tegelijk hebben. De rechten van die rollen worden dan gecombineerd: heeft de ene rol een bepaald recht en de andere niet, dan krijgt het lid dat recht. Dit is handig als iemand bijvoorbeeld zowel in de Kascommissie als de Technische commissie zit.
Belangrijk: er moet altijd minimaal één lid de rol Voorzitter hebben. Solvve voorkomt dat je dit laatste lid uit de rol Voorzitter haalt, zodat de VvE altijd iemand met volledige beheertoegang houdt.
Stap 3: Een eigen rol aanmaken
Past een van de standaardrollen niet helemaal bij iemand binnen jullie VvE? Maak dan een eigen rol aan.
Klik op Nieuwe rol. Vul de naam in (bijvoorbeeld "Verduurzamingscommissie"), kies een kleur ter onderscheiding en voeg eventueel een korte omschrijving toe. Klik op Opslaan om de rol aan te maken.
De rol heeft op dit moment nog geen rechten. Open vervolgens de zojuist aangemaakte rol en klik op Rechten bewerken om per categorie aan te vinken welke acties zijn toegestaan.
Stap 4: Rechten per rol instellen
Bij het bewerken van rechten zie je de acties gegroepeerd per categorie: Boekhouding, Gesprekken, Documenten, Onderhoud, Stemmingen, Agenda, Taken, Mededelingen, Reacties, Leveranciers, Leden en Instellingen.
Voor elke actie kies je tussen drie opties:
- Niet toegestaan: de rol mag deze actie niet uitvoeren.
- Alleen eigen items: de rol mag de actie alleen uitvoeren op items die zelf zijn aangemaakt.
- Alle: de rol mag de actie uitvoeren op alle items van de VvE, ook items die door anderen zijn aangemaakt.
Niet elke actie ondersteunt alle drie de opties. Bijvoorbeeld: leden beheren is een ja-of-nee-recht zonder onderscheid in scope, terwijl onderhoudsverzoeken bewerken wel dit onderscheid heeft.
Voor de boekhouding werkt het iets anders. Daar kies je een toegangsniveau (geen, minimaal, beperkt, volledig lezen of volledig schrijven) in plaats van een scope.
Klik na het aanvinken op Opslaan om de rechten vast te leggen.
Stap 5: Rechten van standaardrollen aanpassen
Ook de standaardrollen kun je naar wens aanpassen. Dit is handig als bijvoorbeeld jullie Kascommissie ook de bevoegdheid moet hebben om mededelingen te plaatsen, of als jullie Technische commissie onderhoudsverzoeken volledig moet kunnen verwijderen.
Selecteer de standaardrol en klik op Rechten bewerken. Voor de rol Voorzitter zijn de rechten vergrendeld zodat er altijd minimaal één rol is met volledige beheertoegang. De overige standaardrollen zijn volledig configureerbaar.
Het volledige rechtenoverzicht per standaardrol
In onderstaand overzicht zie je per actie welke rol standaard wat mag.
| Categorie | Actie | Voorzitter / Secr. / Penn. | Kascommissie | Tech. Commissie | Eigenaar |
|---|---|---|---|---|---|
| Boekhouding | Toegang tot de boekhouding | Volledig schrijven | Volledig lezen | Beperkt lezen | Beperkt lezen |
| Leden | Leden beheren | Toegestaan | Niet toegestaan | Niet toegestaan | Niet toegestaan |
| Mededelingen | Mededelingen plaatsen | Toegestaan | Niet toegestaan | Niet toegestaan | Niet toegestaan |
| Mededelingen verwijderen | Alle | Alleen eigen items | Alleen eigen items | Alleen eigen items | |
| Gesprekken | Gesprekken aanmaken | Toegestaan | Toegestaan | Toegestaan | Toegestaan |
| Reageren op gesprekken | Alle | Alle | Alle | Alle | |
| Gesprekken bewerken | Alleen eigen items | Alleen eigen items | Alleen eigen items | Alleen eigen items | |
| Gesprekken verwijderen | Alle | Alleen eigen items | Alleen eigen items | Alleen eigen items | |
| Reacties | Reacties verwijderen | Alle | Alleen eigen items | Alleen eigen items | Alleen eigen items |
| Documenten | Mappen aanmaken | Toegestaan | Toegestaan | Toegestaan | Niet toegestaan |
| Mappen hernoemen/verwijderen | Toegestaan | Alleen eigen items | Alleen eigen items | Niet toegestaan | |
| Documenten uploaden | Toegestaan | Toegestaan | Toegestaan | Niet toegestaan | |
| Documenten hernoemen/verwijderen | Toegestaan | Alleen eigen items | Alleen eigen items | Niet toegestaan | |
| Onderhoud | Onderhoudsverzoeken aanmaken | Toegestaan | Toegestaan | Toegestaan | Toegestaan |
| Onderhoudsverzoeken bewerken | Alle | Alleen eigen items | Alle | Alleen eigen items | |
| Onderhoudsverzoeken verwijderen | Alle | Alleen eigen items | Alleen eigen items | Alleen eigen items | |
| Beheer mappen/docs onderhoud | Alle | Alleen eigen/Niet | Alle | Alleen eigen/Niet | |
| Beheer taken onderhoud | Alle | Alleen eigen items | Alle | Alleen eigen items | |
| Status verzoek wijzigen | Alle | Niet toegestaan | Alle | Niet toegestaan | |
| Stemming (Binnen Vergadering) | Stemmingen aanmaken | Toegestaan | Niet toegestaan | Niet toegestaan | Niet toegestaan |
| Stemmingen sluiten/bewerken | Alle | Niet toegestaan | Niet toegestaan | Niet toegestaan | |
| Stemmingen verwijderen | Alle | Alleen eigen items | Alleen eigen items | Alleen eigen items | |
| Agenda | Evenementen aanmaken/bewerken | Toegestaan | Niet toegestaan | Niet toegestaan | Niet toegestaan |
| Evenementen verwijderen | Alle | Alleen eigen items | Alleen eigen items | Alleen eigen items | |
| Beheer mappen/docs evenement | Alle | Niet toegestaan | Niet toegestaan | Niet toegestaan | |
| Instellingen | VvE instellingen wijzigen | Toegestaan | Niet toegestaan | Niet toegestaan | Niet toegestaan |
| Abonnement/Rollen beheren | Toegestaan | Niet toegestaan | Niet toegestaan | Niet toegestaan | |
| Taken | Taken aanmaken | Toegestaan | Toegestaan | Toegestaan | Niet toegestaan |
| Taken bewerken/voltooien | Alle | Alleen eigen items | Alleen eigen items | Niet toegestaan | |
| Taken verwijderen | Alle | Alleen eigen items | Alleen eigen items | Alleen eigen items | |
| Stemming (Buiten Vergadering) | Stemmingen aanmaken | Toegestaan | Toegestaan | Toegestaan | Toegestaan |
| Stemmingen sluiten/bewerken | Alleen eigen items | Alleen eigen items | Alleen eigen items | Alleen eigen items | |
| Stemmingen verwijderen | Alle | Alleen eigen items | Alleen eigen items | Alleen eigen items | |
| Leveranciers | Leveranciers beheren | Toegestaan | Niet toegestaan | Toegestaan | Niet toegestaan |
Bij elke verwijderactie geldt: "Alle" betekent dat de rol elk item van die soort kan verwijderen, ook als het door iemand anders is aangemaakt. "Alleen eigen items" betekent dat de rol uitsluitend zelf aangemaakte items kan verwijderen.
Wanneer is verwijderen het juiste antwoord?
Verwijderen is bedoeld voor items die nooit meer relevant zijn: een dubbel aangemaakte stemming, een per ongeluk geplaatste mededeling, een afgeronde taak die niet bewaard hoeft te blijven. Voor items die wél bewaard moeten blijven (bijvoorbeeld een stemming die is afgerond of een onderhoudsverzoek dat is afgehandeld) kies je voor sluiten of de status afgehandeld in plaats van verwijderen.
Voor afgeronde stemmingen, gesprekken en evenementen geldt dat ze in de overzichten kunnen blijven staan als historische registratie.
Beschikbaarheid
Het uitgebreide rollen- en rechtenmodel is beschikbaar voor VvE's met een Pro-abonnement of een aansluiting bij VvE Belang. In de gratis versie werken we met de standaardrollen zonder configuratiemogelijkheid.
Vragen over de inrichting? Neem contact op via info@solvve.nl.
Veelgestelde Vragen (FAQs)
Standaard hebben alleen de Voorzitter, Secretaris en Penningmeester het recht om rollen te beheren. Zij kunnen rollen aanmaken, verwijderen, leden toewijzen en de rechten per rol aanpassen. Dit recht kun je in de instellingen wel toekennen aan een eigen rol als jullie organisatie dat anders wil inrichten.
De rollen Voorzitter en Eigenaar staan altijd vast en kun je niet verwijderen. De overige standaardrollen kun je in principe verwijderen, maar in de praktijk pas je liever hun rechten aan of verplaats je leden naar andere rollen. Zelf aangemaakte rollen kun je op elk moment verwijderen.
Ja. De rechten van alle rollen die een lid heeft, worden bij elkaar opgeteld. Heeft de ene rol toegang tot de boekhouding en de andere niet, dan krijgt het lid die toegang.
Standaard kan het bestuur (Voorzitter, Secretaris, Penningmeester) alle gesprekken, stemmingen, mededelingen, reacties, evenementen, taken en onderhoudsverzoeken van de VvE verwijderen. De Kascommissie, Technische commissie en Eigenaren kunnen standaard alleen items verwijderen die zij zelf hebben aangemaakt. Voor onderhoudsverzoeken geldt: ook de Technische commissie kan standaard alleen eigen items verwijderen, terwijl ze wel alle verzoeken mogen bewerken en de status mogen wijzigen.
Ja. Voor zelf aangemaakte rollen kun je per categorie (gesprekken, stemmingen, taken, onderhoud, enzovoort) instellen of de rol verwijderrechten heeft, en zo ja of dat geldt voor alleen eigen items of voor alle items binnen de VvE. Ook bij standaardrollen kun je deze rechten aanpassen.
Bewerken past de inhoud van een bestaand gesprek aan; verwijderen haalt het gesprek weg uit de overzichten. Bij gesprekken mogen de meeste rollen alleen hun eigen items bewerken, terwijl het bestuur ook gesprekken van anderen kan verwijderen.
Ja, de Kascommissie heeft volledige leesrechten in de boekhouding. Hierdoor kunnen zij alle transacties controleren die nodig zijn voor de kascontrole, maar zij kunnen geen gegevens wijzigen of categorieën aanpassen.
Nee, in de standaardrol Eigenaar is het beheren, hernoemen of verwijderen van mappen en documenten niet toegestaan. Eigenaren kunnen documenten alleen inzien.
Voor alle VvE's met een Pro-abonnement of een aansluiting bij VvE Belang. De gratis versie heeft geen toegang tot het uitgebreide rollen- en rechtenmodel.