Bestuur en beheerder: wie doet wat in een VvE met een beheerkantoor
Je VvE heeft een beheerder, en toch blijft er van alles op het bordje van het bestuur liggen. Of precies andersom: het bestuur denkt dat het kantoor alles regelt, tot er een vraag komt waar niemand antwoord op geeft. Wie doet wat in een VvE met een beheerkantoor? Hieronder zetten we de taakverdeling op een rij, zodat je weet wat je uitbesteedt en wat niet.
Wat een beheerder voor je doet
Beheer is geen vast pakket. Wat je krijgt staat in je beheerovereenkomst en verschilt per kantoor. In de praktijk vallen de taken in drie groepen.
- Administratief beheer. De ledenadministratie bijhouden, e-mail beantwoorden, de vergadering organiseren, notulen maken en documenten bewaren.
- Financieel beheer. Bijdragen innen, facturen betalen, de boekhouding bijhouden, de begroting en de jaarrekening opstellen en het reservefonds bewaken.
- Technisch beheer. Storingen aannemen, offertes opvragen, aannemers aansturen en het onderhoudsplan uitvoeren.
Wat altijd bij het bestuur blijft
Een beheerder voert uit, het bestuur bestuurt. De VvE is een rechtspersoon, het bestuur is haar bestuurder en het kantoor is een leverancier met een contract. Je kunt werk uitbesteden, geen verantwoordelijkheid.
Boven bestuur en beheerder staat de vergadering van eigenaars. Die stelt de begroting vast, keurt de jaarrekening goed, benoemt het bestuur en beslist over groot onderhoud. Een beheerder mag die besluiten voorbereiden en uitvoeren, nooit nemen.
Het toezicht blijft bij het bestuur: jij controleert het kantoor, niet andersom. Dat betekent dat je de cijfers echt leest, dat de kascommissie de administratie controleert ook al heeft het kantoor die gemaakt, en dat je aan de bel trekt als stukken te laat komen. Datzelfde geldt voor het contact met de eigenaren. Een eigenaar is geen klant van het beheerkantoor maar lid van jullie vereniging, en het bestuur legt verantwoording af in de vergadering.
Is het kantoor zelf tot bestuurder benoemd, dan komen uitvoeren en besturen in één hand en is een actieve kascommissie extra belangrijk. Check je eigen splitsingsakte en reglement om te zien wat bij jullie geldt.
Zo leg je de samenwerking vast
De meeste conflicten met een beheerkantoor gaan niet over slecht werk, maar over communicatie, gebrek aan inzicht en afspraken die nooit zijn gemaakt. Zet daarom in elk geval dit in de beheerovereenkomst:
- Welke taken. Per groep, en zo concreet mogelijk. "Administratief beheer" zegt niets, "notulen binnen vier weken na de vergadering" wel.
- Het mandaat. Tot welk bedrag mag het kantoor zelf opdracht geven, en wat geldt bij spoed? Spreek bijvoorbeeld af dat het kantoor tot €500 zelf handelt en dat alles daarboven langs het bestuur of de vergadering gaat.
- Rapportage. Wanneer krijgt het bestuur cijfers, en wanneer liggen de jaarstukken klaar voor de kascommissie?
- Wie antwoordt eigenaren. Waar melden ze zich, en binnen hoeveel werkdagen krijgen ze antwoord?
- Inzage. Het bestuur moet op elk moment zelf in de administratie kunnen kijken, zonder erom te hoeven vragen.
- Opzegtermijn en overdracht. Wat kost opzeggen, en in welke vorm krijg je de administratie terug?
Waar het misgaat
De eerste valkuil is achteroverleunen. Het bestuur denkt "de beheerder regelt het", niemand leest de cijfers en niemand controleert of het onderhoud is uitgevoerd. Dat komt vaak pas uit als de bijdrage omhoog moet.
De tweede valkuil is het omgekeerde. Het kantoor krijgt geen mandaat, dus elke offerte wacht op een bestuur dat een keer in de twee maanden bij elkaar komt. Een lekkage die drie weken wacht op een handtekening kost meer dan de reparatie zelf.
Een derde, stillere valkuil: het kantoor kiest structureel zelf de aannemer. Vraag bij werk boven een bepaald bedrag meerdere offertes en vraag naar een eventuele zakelijke band met de partij die eruit rolt.
Zo werkt dit in Solvve
Bestuur en beheerder werken in Solvve in dezelfde omgeving, elk met eigen rechten. Een beheerkantoor ziet al zijn VvE's in één portaal en geeft medewerkers per VvE toegang die past bij hun taak: een collega die alleen de boekhouding doet, een ander die de hele VvE bedient. Het bestuur houdt zijn eigen rechten, keurt dus nog steeds zelf facturen goed en ziet elke transactie. Eigenaren kijken in hetzelfde dossier. Elke wijziging wordt vastgelegd in het activiteitenlogboek met naam en datum, dus "wie heeft dit gedaan" is nooit meer een discussie.
Meer hierover lees je in de handleiding Rollen en rechten instellen. Beheer je meerdere VvE's, kijk dan op de pagina voor beheerkantoren.
Start je gratis proefperiode van 30 dagen
Conclusie
Een beheerder neemt werk over, geen verantwoordelijkheid. Leg vast welke taken je uitbesteedt, tot welk bedrag het kantoor zelf mag handelen en zorg dat je een omgeving zoals Solvve hebt om je bestuurszaken te regelen. Houd de besluiten, het toezicht en het contact met de eigenaren bij het bestuur.