Samenwerken met je vakmensen, van melding tot factuur
Een lekkage, een kapotte intercom, een vochtplek in de gevel. Elke VvE schakelt geregeld een onderhoudspartij in en daar zijn altijd meerdere mensen bij betrokken: de eigenaar die het meldt, het bestuurslid dat de klus regelt, de penningmeester die de factuur betaalt en soms een beheerder. Tot nu toe liep dat via losse mails, telefoontjes en pdf's. Vanaf nu werken jullie in Solvve samen met je leveranciers, van de melding tot de betaalde factuur. Hieronder lees je wat er voor iedereen in de VvE verandert.
Je vakmensen werken voortaan mee in Solvve
Het bestuur kan zijn vaste leveranciers uitnodigen voor Solvve: de schilder, de loodgieter, de liftmonteur. Een leverancier krijgt dan een eigen, gratis omgeving. Daarin ziet hij de klussen die je hem geeft, met de omschrijving en de foto's van de melding.
Werkt de partij voor meerdere VvE's of beheerkantoren, dan heeft hij toch één account voor al die klanten. Hij houdt zijn eigen bedrijfsgegevens bij, zoals zijn adres en IBAN. Jij hoeft dat dus niet meer na te lopen.
Werk je met een vakman die niet in Solvve wil? Dat is geen probleem. Je zet zijn gegevens erin en regelt de rest zoals je gewend bent.
Eén melding, meerdere klussen
Neem een VvE aan de Museumstraat. Een eigenaar meldt vochtdoorslag in de voorgevel. Bij nader inzien zijn het twee klussen: een voeger herstelt de gevel aan de buitenkant en daarna moet een schilder de binnenmuur van het appartement drogen, stucen en schilderen.
In Solvve splits je zo'n melding op in losse opdrachten. Elke opdracht heeft een eigen omschrijving, een eigen status en een of meer leveranciers. Geef je een opdracht een categorie, zoals Schilderwerk, dan staan de passende vakmensen bovenaan als je een leverancier kiest.
Is het maar één klus voor één vakman? Dan wijs je hem direct aan de melding toe en hoef je niets op te splitsen.
Afspraken staan bij de klus, niet in een mailbox
Per opdracht stuur je de leverancier berichten. Wanneer komt hij langs? Is de bewoner op dinsdag thuis? De leverancier krijgt een e-mail en antwoordt vanuit zijn eigen omgeving. Zijn antwoord komt terug bij de opdracht.
Zo staat alles wat er is afgesproken op één plek. Is de voorzitter op vakantie, dan leest een ander bestuurslid gewoon terug wat er is gezegd. En na een bestuurswissel begint niemand met lege handen.
Voor de penningmeester: de factuur komt binnen waar hij hoort
Is het werk klaar, dan stuurt de leverancier zijn factuur via Solvve. Solvve leest de factuur voor hem uit, dus het factuurnummer, de datums en het bedrag staan er al in. De penningmeester krijgt een e-mail en ziet de factuur bij de melding waar hij bij hoort.
Overtypen hoeft niet meer. De penningmeester controleert de factuur tegen de afspraken bij de opdracht, kiest de rekening en boekt hem in. Heeft je VvE factuurcontrole aanstaan, dan keurt een tweede bestuurslid de factuur eerst goed, net als altijd. Meer over dat principe lees je in vier ogen op elke factuur.
Voor eigenaren: je ziet wie er aan het werk is
Heb je zelf een melding gedaan? Dan zie je welke opdrachten eruit zijn gekomen, hoe ver ze zijn en welke vakman eraan werkt. Je hoeft het bestuur dus niet te mailen om te vragen of er al iemand is gebeld.
De berichten met de leverancier en de facturen ziet een eigenaar niet. Die blijven bij het bestuur. De kascommissie kan de facturen bij een melding wel inzien, zodat ze bij de jaarlijkse controle snel ziet waar een uitgave bij hoort.
Voor beheerders: één leverancierslijst voor al je VvE's
Een beheerkantoor werkt voor al zijn VvE's met dezelfde vakmensen. In Solvve zet je die één keer in de leverancierslijst van je kantoor en koppel je ze aan de VvE's waar ze voor werken. Daar staan ze dan vanzelf tussen de leveranciers van het bestuur.
Jij en het bestuur zien dezelfde opdrachten en hetzelfde gesprek met de leverancier. Heeft de voorzitter al een afspraak gemaakt, dan lees je dat terug. Ingeboekte facturen van al je VvE's zie je samen in één overzicht van je kantoor.