Vier ogen op elke factuur: zo voorkom je fraude in je VvE
Fraude in een VvE begint bijna nooit met een uitgedacht plan. Ze begint met een penningmeester die alles in zijn eentje doet, met de bankpas en de bankapp binnen handbereik en niemand die meekijkt. Het vier-ogenprincipe haalt dat risico weg, en het beschermt net zo goed de eerlijke penningmeester tegen achterdocht. In dit artikel lees je welke afspraken je daarvoor als bestuur maakt en hoe die in de praktijk uitpakken.
Wat er meestal gebeurt
In de meeste zelfbeherende VvE's verdeelt het bestuur het werk netjes. De voorzitter leidt de vergadering, de secretaris schrijft de notulen, de penningmeester doet het geld. Dat laatste betekent in de praktijk alles wat met geld te maken heeft: de facturen komen binnen in de mailbox, hij heeft de inloggegevens van de bank, hij betaalt en hij boekt het weg.
Zo groeit dat, omdat het handig is en omdat het bestuur elkaar vertrouwt. Niemand wil de vrijwilliger die toch al de meeste uren maakt ook nog gaan controleren, en meekijken voelt al snel als wantrouwen.
Het gevolg is wel dat er geld van de VvE-rekening kan gaan zonder dat iemand anders de factuur heeft gezien. Soms een paar honderd euro schoonmaakkosten, soms tienduizenden euro's bij een renovatie.
Waarom dat misgaat
Het begint zelden groot. Iemand schiet een privébedrag even voor vanaf de VvE-rekening met het idee dat later recht te trekken. Er komt een drukke maand tussen, en nog een. In een begroting van tienduizenden euro's valt een paar honderd euro per maand niemand op, zeker niet als dezelfde persoon de boekhouding bijhoudt. Vaak komt het pas boven water bij een bestuurswissel.
Maar ook zonder kwade opzet gaat het mis. Dezelfde factuur wordt twee keer betaald omdat de leverancier hem twee keer stuurde. Of er komt een keurige mail binnen van een bekende leverancier met het verzoek om voortaan naar een nieuw rekeningnummer over te maken. Dat soort valse facturen is tegenwoordig goed gemaakt.
De kascommissie vangt dit maar beperkt op. Die kijkt naar het afgelopen boekjaar, vaak maanden nadat het geld weg is. Terughalen lukt dan meestal niet meer. De kascommissie controleert achteraf; vier ogen controleren voordat het geld weggaat.
Wat een goede VvE anders doet
Vier ogen op elke factuur is geen ingewikkeld systeem. Het zijn vijf afspraken die je als bestuur maakt en daarna gewoon volhoudt:
- Niemand keurt goed wat hij zelf heeft ingediend. Wie de factuur klaarzet, is nooit degene die hem akkoord geeft.
- Elke euro gaat weg tegen een factuur op naam van de VvE, en een tweede bestuurslid heeft die factuur gezien.
- Spreek een drempelbedrag af, bijvoorbeeld € 250, waaronder één persoon alleen mag boeken. Anders loopt het bestuur vast op abonnementen van een tientje.
- Leveranciers worden alleen betaald vanaf de eigen rekening van de VvE, nooit vanaf een privérekening die achteraf wordt gedeclareerd.
- Het bestuur kijkt één keer per maand samen naar de bankrekening. Tien minuten is genoeg.
Die vierde afspraak wordt vaak onderschat. Zodra betalingen via een privérekening lopen, is er geen spoor meer dat iemand anders kan volgen en verdwijnt het onderscheid tussen het geld van de VvE en dat van een bestuurslid. Waarom dat zo belangrijk is, staat in waarom elke VvE een eigen bankrekening moet openen.
Vraag daarnaast bij je eigen bank na of een betaling door twee personen geautoriseerd kan worden op een verenigingsrekening. Wat er mogelijk is verschilt per bank en per soort rekening. Leg de afspraken tot slot vast in een besluit van de ledenvergadering. Dan gelden ze voor het bestuur, niet voor één bepaalde penningmeester, en blijven ze staan na een bestuurswissel.
Een dakrenovatie en een nieuw rekeningnummer
Neem VvE Zonnehof, twintig appartementen, die het dak laat vernieuwen. De aannemer werkt in termijnen en stuurt de eerste factuur van € 18.000. De penningmeester legt hem vast en zet hem klaar voor betaling.
Een week later komt er een mail binnen die van diezelfde aannemer lijkt te komen. Zelfde logo, correcte aanhef, het juiste factuurnummer, en een vriendelijke mededeling: de VvE kan beter naar een nieuw rekeningnummer overmaken, want de oude rekening is overgezet. Zonder tweede paar ogen is dit precies het moment waarop het geld verdwijnt. Het bedrag klopt, het werk is echt, en de penningmeester heeft nog twintig andere dingen te doen.
In een VvE met vier ogen op elke factuur gaat het anders. De voorzitter krijgt de factuur ter goedkeuring en legt hem naast het contract. Daar staat een andere IBAN in dan in de mail. Ze belt de aannemer op het nummer uit het contract, niet op het nummer uit de mail, en hoort dat er niets is gewijzigd. De factuur wordt betaald naar het rekeningnummer uit het contract en de mail gaat de prullenbak in.
De controle kostte twee minuten. Dezelfde twee minuten vangen ook de saaiere fouten af: een dubbel gestuurde factuur of een verkeerd bedrag.
Zo werkt dit in Solvve
In Solvve leg je deze afspraak vast in de boekhouding zelf. Een inkoopfactuur wordt geregistreerd door de een en goedgekeurd door een bestuurslid dat niet de indiener is. Je stelt zelf een drempelbedrag in: facturen daaronder lopen door zoals altijd, facturen daarboven wachten op dat tweede paar ogen. Wie afwijst, geeft een reden op, en de indiener krijgt daar bericht van, zodat er een gesprek volgt in plaats van een stilzwijgende blokkade.
De betaling blijft aan de factuur gekoppeld. Daardoor ziet de kascommissie later bij elke uitgave wie de factuur heeft ingediend en wie hem heeft goedgekeurd, zonder een ordner door te spitten.
Meer lezen: Crediteuren en leveranciersfacturen en Een factuur goedkeuren. Start je gratis proefperiode van 30 dagen.
Conclusie
Vier ogen op elke factuur is geen motie van wantrouwen tegen je penningmeester. Het is de afspraak die hem beschermt, want hij kan op elk moment laten zien dat er iemand meekeek. Voor de VvE is het de goedkoopste verzekering die er bestaat: een tweede paar ogen kost twee minuten en vangt zowel fraude van buiten als slordigheid van binnen af. Maak de afspraak nu het rustig is, niet nadat er iets fout is gegaan.
Veelgestelde Vragen (FAQs)
Het vier-ogenprincipe betekent dat er altijd twee mensen naar een uitgave kijken voordat het geld weggaat. De een zet de factuur klaar, de ander controleert hem en geeft akkoord.
Dat hangt af van wat in je splitsingsakte en reglement staat, en van de afspraken die de ledenvergadering heeft gemaakt. Veel VvE's spreken een drempelbedrag af: kleine vaste lasten betaalt de penningmeester alleen, grotere bedragen pas na akkoord van een tweede bestuurslid. Leg die grens vast in een besluit, dan is het geen kwestie van vertrouwen tussen personen.
Een kascommissie is belangrijk, maar ze controleert achteraf. Ze kijkt naar het afgelopen boekjaar, vaak maanden nadat een betaling is gedaan. De twee vullen elkaar aan en vervangen elkaar niet.