De bankkoppeling vernieuwen en problemen oplossen
De bankkoppeling is een belangrijk onderdeel van de boekhouding in Solvve: elke dag komen de transacties van de VvE-rekening automatisch binnen. Maar die koppeling is niet eeuwig geldig. Banken vragen elk half jaar opnieuw om toestemming. In dit artikel lees je hoe de koppeling werkt, hoe je hem vernieuwt en wat je doet als er iets misgaat.
Hoe je de bankrekening voor het eerst koppelt, staat in de handleiding over het inrichten van de boekhouding.
Hoe werkt de bankkoppeling?
Solvve leest de transacties van je bank via GoCardless, een aanbieder die onder Europees toezicht staat en gespecialiseerd is in veilige bankkoppelingen. Bij het koppelen log je in bij je eigen bank en geef je toestemming om de transacties te delen. Solvve kan alleen lezen, geen betalingen doen.
Een paar dingen om te weten:
- De toestemming is 180 dagen geldig. Dat geldt voor alle Nederlandse banken. Daarna moet iemand van het bestuur de koppeling vernieuwen.
- Solvve haalt twee keer per dag nieuwe transacties op, in de ochtend en aan het einde van de middag. Een betaling van vandaag zie je dus meestal vanavond of morgenochtend. Er is geen knop om zelf te verversen.
- Alleen verwerkte transacties komen binnen. Een betaling die bij de bank nog "in behandeling" is, verschijnt pas als de bank hem definitief heeft geboekt.
- Alleen betaalrekeningen. Een spaarrekening kan niet worden gekoppeld. Selecteer je hem toch bij de bank, dan verschijnt hij niet in Solvve.
Waar zie je of de koppeling nog geldig is?
Ga naar Boekhouding > Instellingen en kijk bij Bankrekeningen. Daar staat elke gekoppelde rekening met de knoppen Bewerken en Loskoppelen.
Loopt de toestemming binnen twee weken af, dan staat er een oranje label Verloopt met de datum. Is hij al verlopen, dan staat er een rood label Verlopen. In beide gevallen verschijnt de knop Opnieuw verbinden.
Je hoeft dit niet zelf in de gaten te houden. Een week voor het verlopen stuurt Solvve een e-mail met als onderwerp Je bankverbinding verloopt binnenkort. Is de koppeling verlopen, dan volgt de dag erna Je bankverbinding is verlopen. Beide e-mails hebben de knop Bankrekening opnieuw verbinden, die je direct naar de juiste pagina brengt. De e-mails gaan naar alle leden met Volledige schrijfrechten op de boekhouding, standaard de voorzitter, secretaris en penningmeester.
Stap 1: De koppeling vernieuwen
- Ga naar Boekhouding > Instellingen > Bankrekeningen en klik bij de rekening op Opnieuw verbinden.
- Je gaat naar GoCardless en daarna naar je bank. Log in zoals je gewend bent, bijvoorbeeld met de bank-app of een QR-code.
- Selecteer dezelfde rekening als de vorige keer. Heb je meerdere rekeningen gekoppeld, selecteer ze dan allemaal opnieuw.
- Je komt terug in Solvve met de groene melding dat de bankrekening is gekoppeld.
Je hoeft geen bank of startdatum meer te kiezen; Solvve gebruikt de gegevens van de bestaande koppeling. Alle transacties, categorieën en boekingen blijven staan. Ook de naam die je de rekening hebt gegeven en de koppeling met de grootboekrekening blijven bewaard. Er ontstaan geen dubbele transacties.
Stap 2: Controleer of de transacties weer binnenkomen
Na het vernieuwen haalt Solvve bij de eerstvolgende synchronisatie de transacties op die tijdens het verlopen zijn gemist. Kijk na een halve dag onder Boekhouding > Overzicht of de nieuwe transacties er staan. Onder Instellingen > Bankrekeningen is het label Verlopen verdwenen.
Problemen oplossen
We konden de bankrekening van jouw VvE niet koppelen
Deze rode melding zie je als het koppelen bij de bank niet is afgerond, bijvoorbeeld omdat je het venster hebt gesloten of de bank de toestemming heeft geweigerd. Klik opnieuw op Koppel bankrekening of Opnieuw verbinden en doorloop alle stappen bij de bank tot je terug bent in Solvve. Lukt het na twee pogingen nog niet, mail dan naar info@solvve.nl met de naam van je bank.
Er komen geen nieuwe transacties binnen
Loop deze punten na:
- Is de koppeling verlopen? Kijk onder Boekhouding > Instellingen > Bankrekeningen naar het label. Staat er Verlopen, klik dan op Opnieuw verbinden.
- Is het al gesynchroniseerd? Solvve haalt twee keer per dag op. Een betaling van vanmiddag zie je pas vanavond of morgenochtend.
- Is de transactie al verwerkt bij de bank? Betalingen die bij de bank nog in behandeling zijn, komen nog niet binnen.
- Is de proefperiode of het abonnement verlopen? De boekhouding hoort bij het Pro-abonnement. Zonder abonnement zet Solvve de bankkoppeling stop en staat de rekening op Verlopen. Sluit eerst een abonnement af en klik daarna op Opnieuw verbinden. Zie het artikel over abonnementen en betalen.
De rekening staat nog steeds op Verlopen na het vernieuwen
Dan heb je bij de bank waarschijnlijk een andere rekening geselecteerd dan de rekening die al gekoppeld was, of niet alle rekeningen. De rekening die je wel hebt geselecteerd, staat nu als nieuwe rekening in de lijst. Klik bij de verlopen rekening opnieuw op Opnieuw verbinden en selecteer bij de bank precies die rekening.
Onze spaarrekening staat er niet bij
Spaarrekeningen worden niet gekoppeld. Overboekingen van de betaalrekening naar de spaarrekening zie je wel gewoon als transactie op de betaalrekening. Hoe je het saldo van het reservefonds toch in de boekhouding verwerkt, lees je in het artikel over het reservefonds.
Oudere transacties ontbreken
Bij het eerste koppelen kies je een startdatum. Transacties van vóór die datum haalt Solvve niet op, ook niet bij het vernieuwen.
We zijn overgestapt naar een andere bank
Koppel de nieuwe rekening als extra rekening via Koppel bankrekening onder Bankrekeningen. Laat de oude rekening gewoon staan, zodat de geschiedenis in de boekhouding blijft. Koppel de oude rekening pas los als het boekjaar is afgesloten, en lees eerst het volgende punt.
Wat doet Loskoppelen?
Loskoppelen verwijdert de rekening én alle transacties van die rekening uit Solvve, inclusief de boekingen die eraan hangen. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt. Je krijgt eerst de vraag "Weet je zeker dat je deze bankrekening wilt loskoppelen?". Gebruik dit alleen als je de rekening per ongeluk hebt gekoppeld of de VvE echt opnieuw wilt beginnen. Om een verlopen koppeling te herstellen, gebruik je altijd Opnieuw verbinden.
Praktische tips
- Vernieuw meteen als de e-mail komt. Dan mis je geen enkele dag en hoeft niemand handmatig iets in te halen.
- Zorg dat minstens twee bestuursleden Volledige schrijfrechten hebben. Dan komt de herinnering ook aan als de penningmeester op vakantie is.
- Geef de rekening een herkenbare naam via Bewerken, bijvoorbeeld "Betaalrekening". Die naam zie je terug in de rapporten.
- Zet de vernieuwing op de agenda. De koppeling verloopt elk half jaar. Plan hem bijvoorbeeld tegelijk met de voorbereiding van de vergadering.
Veelgestelde Vragen (FAQs)
In de module Boekhouding klik je op de knop Koppel bankrekening. Je kiest je bank en de startdatum voor de transacties. Via onze partner GoCardless maak je vervolgens een veilige verbinding met je bank. Na het inloggen bij je bank worden de transacties automatisch ingeladen.
Nee. Solvve koppelt alleen betaalrekeningen. Het saldo van de spaarrekening voer je in op de beginbalans. Daarna houdt Solvve de stand bij via de reservefondstransacties (dotaties en onttrekkingen) die je op de betaalrekening categoriseert.
180 dagen. Dat is de termijn die de Nederlandse banken hanteren voor het delen van transacties. Solvve waarschuwt een week van tevoren per e-mail.
Ieder lid met Volledige schrijfrechten op de boekhouding. Standaard zijn dat de voorzitter, secretaris en penningmeester. De kascommissie kan meekijken, maar niet vernieuwen.
Nee. Solvve herkent de rekening en zet de nieuwe koppeling op de bestaande rekening. Alle transacties, categorieën en boekingen blijven bewaard. Alleen Loskoppelen verwijdert transacties.
Twee keer per dag: in de ochtend en aan het einde van de middag. Zelf verversen is niet nodig en ook niet mogelijk.
Nee. De koppeling geeft alleen leesrechten op saldo en transacties. Betalen doe je altijd zelf bij je bank. Wil je incasso's innen, lees dan de handleiding over automatische incasso.
Ja. Klik onder Bankrekeningen nogmaals op Koppel bankrekening. Elke rekening krijgt een eigen grootboekrekening, en op Boekhouding > Overzicht kun je dan filteren per rekening.
Solvve ondersteunt bijna alle banken in de Europese Unie, waaronder ABN AMRO, ASN Bank, bunq, ING, Knab, Rabobank, RegioBank, SNS Bank, GoDutch, Finom en Triodos Bank.