Het reservefonds in de praktijk

Elke VvE moet een reservefonds hebben voor groot onderhoud. Sinds 2018 schrijft de wet ook voor hoeveel je minimaal per jaar opzijzet: 0,5% van de herbouwwaarde, of het bedrag dat uit het meerjarenonderhoudsplan volgt. In de praktijk levert het reservefonds de meeste vragen op in de boekhouding: wat is het verschil met de spaarrekening, hoe boek je de jaarlijkse toevoeging, hoe betaal je er groot onderhoud aan het dak van en hoe laat je elke eigenaar zijn aandeel zien? Dit artikel loopt de hele cyclus door en verwijst per stap naar de uitgebreide handleiding.

Spaarrekening en reservefonds zijn twee verschillende dingen

Dit is het belangrijkste om te begrijpen:

• De spaarrekening is geld. Het is een bezitting van de VvE en staat aan de linkerkant van de balans, standaard op 1020 Spaarrekening.
• Het reservefonds is een afspraak over dat geld: het deel van het vermogen van de VvE dat is gereserveerd voor onderhoud. Het staat aan de rechterkant van de balans, standaard op 0210 Reservefonds.

Vaak zijn de twee bedragen gelijk, maar niet altijd. Staat het geld voor het reservefonds nog op de betaalrekening, dan is de spaarrekening lager dan het reservefonds. Heb je meer gespaard dan gereserveerd, dan is het andersom. Solvve houdt beide apart bij, precies zoals in de jaarrekening.

De spaarrekening zelf kun je niet aan de bank koppelen; Solvve haalt alleen betaalrekeningen op. Het saldo van de spaarrekening voer je in op de beginbalans en daarna houdt Solvve het bij via de overboekingen die je op de betaalrekening categoriseert. Zie de handleiding over de openingsbalans.

Hoe Solvve het reservefonds herkent

Onder Boekhouding > Instellingen > Rekeningschema staat bij Eigen vermogen rekeningen de rekening 0210 Reservefonds. Bij die rekening staat het vinkje Dit is een reservefonds rekening aan. Alleen rekeningen met dat vinkje tellen mee in het rapport Aandeel reservefonds en verschijnen bij de opties Ten laste van reservefonds en Dit is een reservefondstransactie.

Heeft je VvE meerdere reservefondsen, bijvoorbeeld een apart fonds voor de lift dat alleen de bovenwoningen betalen? Maak dan met Nieuwe rekening een extra eigen vermogen rekening aan, bijvoorbeeld 0220 Liftreservefonds, zet het vinkje aan en koppel de rekening bij Verdeelsleutel van ledenbijdrage aan de kostengroep van de lift. Solvve verdeelt dat fonds dan volgens de breukdelen van die kostengroep. Zie de handleiding over het inrichten van de boekhouding.

De jaarcyclus in vijf stappen

Stap 1: Begroot de toevoeging

Zet de jaarlijkse toevoeging aan het reservefonds in de begroting als gewone kostenregel op 4510 Dotatie reservefonds. Zo zit het bedrag automatisch in de maandelijkse ledenbijdragen. De kolom Toevoeging reservefonds in de begroting laat je leeg. Zie de handleiding over de begroting.

Stap 2: Zet het geld opzij

Maak je in de loop van het jaar geld over van de betaalrekening naar de spaarrekening? Open die transactie op Boekhouding > Overzicht, vink Dit is een reservefondstransactie aan en kies Dotatie. Vul in: Resultaatrekening = 4510 Dotatie reservefonds, Reservefondsrekening = 0210 Reservefonds en Spaarrekening = 1020 Spaarrekening. Solvve boekt dan in één keer de overboeking én de toevoeging aan het reservefonds.

Blijft het geld op de betaalrekening staan? Boek de toevoeging dan aan het einde van het jaar zelf via Memoriaal > Boeking toevoegen, met twee regels: 4510 Dotatie reservefonds met het bedrag in de kolom Debet en 0210 Reservefonds met hetzelfde bedrag in de kolom Credit. Zie de handleiding over memoriaalboekingen.

Stap 3: Betaal groot onderhoud uit het reservefonds

Dit gaat in twee bewegingen, die je makkelijk door elkaar haalt:

1. Het geld terughalen. Je maakt het bedrag over van de spaarrekening naar de betaalrekening. Categoriseer die inkomende transactie als Dit is een reservefondstransactie met type Onttrekking. Dit verplaatst alleen geld; het reservefonds zelf verandert nog niet.
2. De uitgave ten laste van het reservefonds boeken. Bij de factuur van de aannemer zet je de schakelaar Ten laste van reservefonds aan, of je vinkt die optie aan bij de banktransactie als je zonder facturen werkt. Solvve boekt het volledige bedrag dan rechtstreeks van het reservefonds af, buiten de exploitatierekening om. De kostenrekening vervalt; je ziet de tekst "Het volledige bedrag wordt geboekt ten laste van 0210 - Reservefonds."

Het resultaat: het reservefonds daalt met het factuurbedrag, de exploitatie van dat jaar blijft schoon, en op de balans zie je dat zowel de spaarrekening als het reservefonds zijn afgenomen. Zie de handleiding over transacties categoriseren en de handleiding over crediteuren.

Stap 4: Boek de rente

De rente die de bank op de spaarrekening bijschrijft, komt niet bok elke bank op de betaalrekening binnen. Komt het direct op de spaarrekening? Boek hem via Memoriaal > Boeking toevoegen, met twee regels: 1020 Spaarrekening met de rente in de kolom Debet en 8100 Rente inkomsten met hetzelfde bedrag in de kolom Credit. De rente is een opbrengst in de exploitatie. Wil je dat de rente in het reservefonds blijft? Neem hem dan mee in het overschot dat je bij stap 5 overboekt.

Stap 5: Sluit het jaar af en verdeel het resultaat

Bij het afsluiten van het boekjaar zet Solvve het resultaat op 9010 Exploitatieresultaat. Het reservefonds raakt dat niet. Besluit de vergadering om het overschot aan het reservefonds toe te voegen? Maak dan in het nieuwe jaar een memoriaalboeking via Memoriaal > Boeking toevoegen, met twee regels: 9010 Exploitatieresultaat met het overschot in de kolom Debet en 0210 Reservefonds met hetzelfde bedrag in de kolom Credit. Maak daarna het rapport Aandeel reservefonds per 31 december voor de jaarstukken. Zie de handleiding over het afsluiten van het boekjaar.

Het rapport Aandeel reservefonds

Ga naar Boekhouding > Rapporten en kies Aandeel reservefonds. Vul een Peildatum in, kies de Taal en klik op Download.

Het rapport verdeelt het saldo van elk reservefonds op de peildatum over de appartementsrechten. Voor het algemene reservefonds gebruikt Solvve de gewone breukdelen; voor een fonds dat aan een kostengroep hangt, de breukdelen van die kostengroep. Per appartementsrecht zie je het Breukdeel en het bedrag per fonds, en bij meerdere fondsen een Totaal.

Eigenaren kunnen dit rapport zelf openen, maar zien alleen hun eigen appartementsrecht. Bestuursleden en de kascommissie zien met de schakelaar Alle woningen tonen de hele VvE. Dat is handig bij een verkoop: de notaris vraagt standaard naar het aandeel van de verkoper in het reservefonds, en de eigenaar kan dat nu zelf downloaden.

Praktische tips

• Zet het reservefonds op een aparte spaarrekening. De wet vraagt dat het geld gescheiden wordt bewaard. Het maakt de boekhouding ook eenvoudiger: het saldo van de spaarrekening en het reservefonds lopen dan vrijwel gelijk.
• Boek de dotatie als je het geld overmaakt, niet pas aan het einde van het jaar. Dan klopt de balans het hele jaar door en zie je precies hoeveel er al in het fonds zit.
• Gebruik Ten laste van reservefonds alleen voor uitgaven waarvoor je hebt gereserveerd. Klein onderhoud en reparaties horen gewoon in de exploitatie; anders wordt de begroting van het jaar onvergelijkbaar.
• Controleer het reservefonds na de jaarafsluiting met het rapport per 31 december. Klopt het niet met de spaarrekening? Kijk dan of de rente en alle dotaties zijn geboekt.