Het boekjaar afsluiten

Het voorjaar is voor een penningmeester het drukste moment. De kascommissie wil de cijfers zien, de leden willen weten of er geld over is en de vergadering moet de jaarrekening vaststellen. In Solvve sluit je het boekjaar af in een vaste volgorde. In deze handleiding lees je welke stappen dat zijn, wat Solvve automatisch voor je doet en waar je op moet letten voordat je iets definitief maakt.

Wat betekent "het boekjaar afsluiten" in Solvve?

Een boekjaar loopt in Solvve altijd van 1 januari tot en met 31 december. Je sluit een jaar af door de Balans van dat jaar af te ronden. Vanaf dat moment kan niemand meer iets boeken in dat jaar: geen transacties categoriseren, geen memoriaalboekingen en geen facturen. Solvve maakt bij het afsluiten zelf een sluitboeking met de omschrijving Jaarafsluiting 2025. Die boeking zet alle kosten en opbrengsten van het jaar op nul en brengt het verschil, het exploitatieresultaat, naar de balansrekening 9010 Exploitatieresultaat.

Twee dingen zijn goed om vooraf te weten:

• Je kunt een jaar pas afsluiten als het voorbij is, dus vanaf 1 januari van het jaar erna.
• Afsluiten kan niet ongedaan worden gemaakt. Controleer dus alles voordat je op Afronden en sluiten klikt.

De Jaarrekening is een apart rapport. Daarin zie je per kostengroep wat er begroot was en wat er werkelijk is uitgegeven, en wat elke eigenaar heeft bijgedragen. De jaarrekening sluit het jaar niet af, maar je kunt hem pas definitief maken als de balans is afgesloten.

Wat heb je nodig?

• Alle banktransacties van het jaar in Solvve, gecategoriseerd op de juiste rekening.
• Een afgesloten balans van het jaar ervoor. Is dit het eerste jaar in Solvve? Dan is dat de beginbalans. Lees daarvoor de handleiding over de openingsbalans.
• Een definitieve begroting voor het jaar dat je afsluit. Zonder begroting kan Solvve geen jaarrekening maken.
• De rol Penningmeester of een andere rol met volledige schrijfrechten op de boekhouding.

De volgorde in het kort

1. Controleer of alle transacties zijn gecategoriseerd of geboekt.
2. Boek kosten en opbrengsten in het juiste jaar (overlopende posten).
3. Werk het reservefonds bij, verwerk de dotatie.
4. Controleer de balans, deel het concept met de kascommissie en sluit het jaar af.
5. Maak de jaarrekening definitief.
6. Reken het exploitatieresultaat af met de leden.
7. Maak het overzicht Aandeel reservefonds per eigenaar.

Hieronder lopen we alle stappen langs.

Stap 1: Controleer of alle transacties zijn verantwoord

Ga naar Boekhouding > Overzicht en filter op Niet gecategoriseerd. Zolang er nog een transactie van het jaar zonder rekening is, blijft de knop om de balans af te ronden uitgeschakeld. Solvve laat dan zien hoeveel transacties er nog open staan.

Hoe je transacties boekt lees je in de handleiding over transacties categoriseren. Kijk ook nog even naar de laatste dagen van december: transacties van 30 en 31 december komen soms pas in januari binnen.

Stap 2: Boek kosten en opbrengsten in het juiste jaar

Een factuur voor december die je in januari betaalt, hoort bij de kosten van het oude jaar. In Solvve regel je dat op de transactie zelf. Open de transactie van januari, vink Toewijzen aan ander boekjaar aan en kies het oude jaar. Solvve stelt zelf de juiste balansrekening voor: 1620 Nog te betalen kosten voor een betaling en 1430 Nog te ontvangen bedragen voor een ontvangst. De kosten komen zo op 31 december van het oude jaar terecht, terwijl het geld pas in januari van de rekening gaat.

Hetzelfde werkt andersom. Betaal je in december alvast de verzekeringspremie voor het nieuwe jaar? Wijs de transactie dan toe aan het nieuwe jaar. Solvve gebruikt dan 1453 Vooruit betaalde kosten of, voor ontvangsten, 1710 Vooruit ontvangen bijdragen.

Let op: dit werkt alleen zolang beide jaren nog open zijn. Doe deze stap dus voordat je de balans afsluit.

Stap 3: Werk het reservefonds bij

Het reservefonds groeit niet vanzelf mee met de bankrekening. Je moet de jaarlijkse toevoeging (de dotatie) en de rente op de spaarrekening zelf boeken. Dat doe je op het tabblad Memoriaal, met een memoriaalboeking: een boeking van minimaal twee regels waarbij het totaal in de kolom Debet gelijk is aan het totaal in de kolom Credit.

Dotatie via de bank. Heb je het bedrag voor het reservefonds overgemaakt naar de spaarrekening van de VvE? Open dan die banktransactie op het tabblad Overzicht, vink Dit is een reservefondstransactie aan en kies Dotatie. Solvve vraagt om de kostenrekening (meestal 4510 Dotatie reservefonds), de balansrekening van het reservefonds (meestal 0210 Reservefonds) en de spaarrekening. Solvve boekt dan de overboeking en de toevoeging aan het reservefonds in één keer.

Dotatie zonder bankoverboeking. Blijft het geld op de betaalrekening staan, of was de overboeking al als interne overboeking verwerkt? Klik dan op het tabblad Memoriaal op Boeking toevoegen. Vul als Boekingsdatum 31 december in en maak twee regels: 4510 Dotatie reservefonds met het bedrag in de kolom Debet, en 0210 Reservefonds met hetzelfde bedrag in de kolom Credit. Zodra het Verschil onder de regels € 0,00 is, klik je op Boeking aanmaken.

Rente op de spaarrekening. Ontvangen rente boek je ook als memoriaalboeking. Gebruik de datum waarop de bank de rente bijschreef en maak twee regels: de spaarrekening (meestal 1020 Spaarrekening) met de rente in de kolom Debet en 8100 Rente inkomsten met hetzelfde bedrag in de kolom Credit.

Toch een fout gemaakt? Zolang het boekjaar open is, kun je de boeking met het potlood-icoon bewerken of met het prullenbak-icoon verwijderen. Na het afsluiten van het jaar kan dat niet meer; corrigeer dan met een tegenboeking in het nieuwe jaar. Meer hierover lees je in de handleiding over memoriaalboekingen.

Stap 4: Controleer de balans en sluit het jaar af

Ga naar Boekhouding > Rapporten, kies Balans en selecteer bij Jaar het jaar dat je wilt afsluiten. Solvve berekent de balans zelf uit alle boekingen. Links zie je de balans van het jaar ervoor, rechts die van dit jaar, zodat je de cijfers makkelijk kunt vergelijken.

Controleer in elk geval:

• Het banksaldo. Het bedrag bij de betaalrekening en de spaarrekening moet precies gelijk zijn aan het saldo op je bankafschrift van 31 december.
• Het reservefonds. Het saldo moet kloppen met het bedrag na de dotatie uit stap 3.
• Exploitatieresultaat (af te ronden jaar, in dit voorbeeld 2025). Dit is het resultaat van het jaar: positief bij een overschot, negatief bij een tekort. De regel Exploitatieresultaat t/m 2024 toont het resultaat van eerdere jaren dat nog niet is verrekend.
• Activa en passiva. Beide kanten moeten gelijk zijn. Is dat niet zo, dan kun je de balans niet afsluiten. Meestal ligt de oorzaak dan bij de beginbalans of bij een boeking op een verkeerde rekening.

Klik op Concept opslaan om de balans als concept te bewaren en download de PDF voor de kascommissie. Je kunt het concept zo vaak opslaan als je wilt. Zolang de balans een concept is, blijft het jaar open en kun je nog boekingen aanpassen.

Ben je klaar en heeft de kascommissie de cijfers gecontroleerd? Klik dan op Afronden en sluiten en bevestig in het venster Balans afronden en sluiten. Solvve maakt nu de sluitboeking Jaarafsluiting 2025 en sluit het jaar. Leden die dat in hun notificatie-instellingen hebben aangezet, krijgen hiervan een e-mail.

De knop Afronden en sluiten blijft uitgeschakeld zolang:

• het jaar nog niet voorbij is;
• de balans van het jaar ervoor nog niet is afgesloten;
• er nog niet-gecategoriseerde transacties in het jaar staan;
• activa en passiva niet gelijk zijn.

Stap 5: Maak de jaarrekening definitief

Kies op Rapporten het rapport Jaarrekening en selecteer het jaar. Solvve vult de jaarrekening zelf: per kostengroep zie je de begrote en de werkelijke kosten, een overzicht van de ledenbijdragen per appartementsrecht en de openstaande posten van crediteuren en debiteuren.

Zie je de melding Begroting vereist? Dan is er voor dat jaar geen definitieve begroting. Zonder begroting kan Solvve niet laten zien wat er begroot was, dus de jaarrekening blijft leeg. Maak dan eerst alsnog een begroting voor dat jaar definitief. Hoe dat werkt lees je in de handleiding over de begroting.

Ook hier kun je met Concept opslaan een tussenversie bewaren en de PDF downloaden voor de kascommissie en de vergadering. Ben je klaar? Klik dan op Afronden en sluiten en bevestig. Dat kan pas als de balans van het jaar is afgesloten en alle uitgaven van het jaar zijn gecategoriseerd.

Stap 6: Reken het exploitatieresultaat af

Na het afsluiten staat het resultaat van het jaar op de rekening 9010 Exploitatieresultaat. De vergadering beslist wat daarmee gebeurt. Er zijn twee situaties.

Er is een tekort. Dan moeten de eigenaren bijbetalen. Ga naar Boekhouding > Debiteuren en klik op Exploitatieresultaat afrekenen. Kies bij Jaarrekening de definitieve jaarrekening van het jaar. Solvve vult het Afrekeningsbedrag in met het tekort. Controleer de Factuurdatum en de Uiterste datum en klik op Facturen aanmaken. Na je bevestiging maakt Solvve voor elke eigenaar een factuur met de omschrijving Bijbetaling 2025, verdeeld volgens de breukdelen. Deze facturen volgen daarna het normale proces van verkoopfacturen, inclusief de betalingsherinneringen.

Deze knop is er alleen als de factuuradministratie voor je VvE aanstaat. Meer daarover lees je in de handleiding over debiteuren en verkoopfacturen.

Er is een overschot. Dan hoef je geen facturen te maken. Besluit de vergadering om het overschot aan het reservefonds toe te voegen? Ga dan naar Memoriaal en klik op Boeking toevoegen. Maak twee regels: 9010 Exploitatieresultaat met het overschot in de kolom Debet en het reservefonds (meestal 0210 Reservefonds) met hetzelfde bedrag in de kolom Credit. Deze boeking maak je in het nieuwe jaar, want het oude jaar is al gesloten. Je kunt het overschot ook laten staan. Het blijft dan op de balans zichtbaar onder Exploitatieresultaat t/m 2025.

Stap 7: Maak het overzicht Aandeel reservefonds

Bij de verkoop van een appartement wil de notaris weten welk deel van het reservefonds bij dat appartement hoort. En ook voor de vergadering is het prettig om per eigenaar te laten zien wat het aandeel is. Kies op Rapporten het rapport Aandeel reservefonds, vul bij Peildatum 31 december in en klik op Download. Solvve verdeelt het saldo van het reservefonds op die datum over de appartementsrechten volgens de breukdelen.

En dan: het nieuwe jaar

Op 1 januari verandert er in Solvve niets vanzelf. De saldi van de bank, het reservefonds en de openstaande facturen lopen gewoon door. Twee dingen moet je wel zelf regelen:

• Maak de begroting voor het nieuwe jaar definitief, het liefst vóór 1 januari. Solvve gebruikt de begroting voor de maandelijkse ledenbijdragen, de incasso en de bijdragefacturen van januari. Zonder definitieve begroting worden er geen bijdragefacturen gemaakt.
• Sluit de jaren in volgorde af. Je kunt 2026 pas afsluiten als 2025 is afgesloten.

Praktische tips

Sluit niet te vroeg af, maar ook niet te laat. Wacht met Afronden en sluiten tot de kascommissie klaar is, want terugdraaien kan niet. Maar laat een oud jaar ook niet maandenlang open staan. Zolang het open is, kan iedereen met schrijfrechten er nog in boeken.

Bewaar de PDF's bij de vergadering. Zet de definitieve balans, de jaarrekening en het overzicht van het reservefonds in Documenten. Zo vinden leden ze later terug, ook als het bestuur wisselt.

Laat de kascommissie meekijken in Solvve. Geef de leden van de kascommissie de rol Kascommissie. Zij kunnen dan zelf de conceptbalans, de jaarrekening en het grootboek bekijken, zonder iets te kunnen wijzigen.

Controleer het grootboek. Twijfel je over een bedrag op de balans? Op het tabblad Grootboek zie je per rekening alle boekingen van het jaar, inclusief de sluitboeking.