Notulen van de ledenvergadering: wat moet erin
Alles wat de vergadering heeft besloten, staat of valt met wat er die avond is opgeschreven. Toch blijven notulen in veel VvE's maanden liggen, of staan er wel meningen in maar geen stemverhoudingen. In dit artikel lees je wat er in goede notulen hoort, wie ze maakt, wanneer ze klaar moeten zijn en hoe je ze bewaart.
Notulen of besluitenlijst: wat is het verschil
Notulen zijn het verslag van de hele vergadering. Ze laten zien welke onderwerpen op tafel lagen, welke argumenten er zijn gewisseld en welke besluiten daaruit zijn gekomen. Een besluitenlijst is een uittreksel daarvan: alleen de genomen besluiten, zonder context.
Veel VvE's doen daarom allebei: de volledige notulen gaan naar alle eigenaren en het bestuur houdt daarnaast een doorlopende besluitenlijst bij. Zo hoef je niet tien documenten door te spitten om te zien wat er drie jaar geleden over het dak is afgesproken.
Wat hoort er in goede notulen te staan
Goede notulen zijn geen woordelijk verslag. Ze zijn kort genoeg om te lezen en volledig genoeg om later op te bouwen. Dit hoort er in elk geval in:
- De datum, de begintijd en de plaats van de vergadering.
- Wie de vergadering voorzat.
- Welke eigenaren aanwezig waren, met het aantal stemmen of de breukdelen dat zij vertegenwoordigen.
- Welke volmachten zijn verleend en aan wie.
- Of het vereiste quorum is gehaald, en zo niet, wat de vergadering daarover heeft afgesproken.
- De agenda zoals die daadwerkelijk is behandeld.
- Per agendapunt de kern van de bespreking: de vraag, de belangrijkste bezwaren, de uitkomst.
- Elk besluit letterlijk, met de stemverhouding erachter.
- De actiepunten.
- De rondvraag, inclusief de toezeggingen die daar zijn gedaan.
Het zwaartepunt zit in die besluitregel. Schrijf een besluit op als een zin die ook over drie jaar nog klopt zonder de rest van de notulen erbij. Bijvoorbeeld: "De vergadering besluit het schilderwerk aan de voorgevel volgend jaar uit te voeren en te betalen uit het reservefonds. Voor: 14 stemmen, tegen: 2 stemmen, onthouding: 1 stem."
Een besluit zonder stemverhouding is achteraf niet te controleren, en precies die controle is waar het bij een geschil om draait.
Wie maakt de notulen en wie ondertekent ze
In de meeste VvE's maakt de secretaris de notulen. Is er geen secretaris, dan wijst de vergadering bij de opening een notulist aan. Dat hoeft geen bestuurslid te zijn: een eigenaar die snel typt of de beheerder kan het net zo goed doen.
Eén praktische tip: laat de voorzitter niet ook notuleren. Wie de discussie leidt, mist onvermijdelijk de helft van wat er gezegd wordt.
Ondertekenen gebeurt pas nadat de vergadering de notulen heeft vastgesteld, meestal door de voorzitter en de notulist samen. Hoe het bij jouw VvE geregeld is, staat in de wet en het modelreglement, dus check je eigen splitsingsakte en reglement.
Hoe snel moeten de notulen klaar zijn
Voor de uitnodiging van een vergadering geldt een harde termijn, zoals we uitleggen in ons artikel over de oproeptermijn voor een VvE-vergadering. Voor de notulen ligt dat anders. Er is niet één wettelijke termijn die voor elke VvE geldt: sommige reglementen noemen een periode, andere zeggen er niets over. Check dus ook hier je eigen splitsingsakte en reglement.
Staat er niets, houd dan twee tot drie weken aan als norm. Dan weten de aanwezigen nog wat er is gezegd en halen ze een fout eruit voordat die een eigen leven gaat leiden. Wacht je een half jaar, dan wordt elke correctie een discussie over wie zich wat herinnert.
Stuur die eerste versie rond met het woord concept erboven. Zo is voor iedereen duidelijk dat de tekst nog niet is vastgesteld en gaat er geen halfbakken versie rondslingeren.
Vaststellen, corrigeren en bewaren
Vaststellen doet de vergadering van eigenaars zelf, meestal als eerste inhoudelijke punt van de volgende vergadering. Dat orgaan neemt de besluiten, dus dat orgaan bepaalt ook of het verslag ervan klopt. Meer over die rol lees je in ons artikel over de vergadering van eigenaars.
Een correctie leg je vast in de nieuwe notulen, in de trant van: de notulen van de vorige vergadering zijn vastgesteld met één wijziging bij punt 5. Pas de oude tekst dus niet stilletjes aan, want dan is niet meer te zien wat er is veranderd en wanneer.
Let op het verschil tussen corrigeren en herzien: is een besluit verkeerd opgeschreven, dan corrigeer je de tekst. Wil de vergadering iets anders dan toen is besloten, dan is daar een nieuw agendapunt en een nieuwe stemming voor nodig.
Bewaren doe je permanent, en bij de VvE. Je hebt de notulen nog nodig bij een geschil, bij een bestuurswissel en bij verkoop van een appartement, want de notaris en de koper vragen standaard om de laatste notulen. Dat lees je terug in ons artikel over een appartement kopen. Vastgelegde besluiten beschermen bovendien het bestuur: ze laten zien dat je hebt uitgevoerd wat de vergadering heeft opgedragen, wat meespeelt bij bestuurdersaansprakelijkheid.
Zo werkt dit in Solvve
In Solvve kan je op twee manieren de notulen opstellen. De makkelijkste is op basis van een opname van de vergadering. Solvve maakt er dan vanzelf notulen van op basis van de vergadering. De andere optie is handmatig, als onderdeel van de specifieke vergadering.
De actiepunten zet je in taken, met een eigenaar en een datum erbij. Zo verdwijnt "iemand vraagt drie offertes op" niet in de vergetelheid tot de volgende ALV. De vastgestelde notulen deel je via een mededeling, zodat iedereen ze op hetzelfde moment krijgt. Hoe je documenten, stemmingen en taken inricht lees je in de stapsgewijze handleiding. Nog geen Solvve? Start je gratis proefperiode van 30 dagen.