Zoeken door je hele VvE

Zoeken door je hele VvE

Vanaf nu zoek je in Solvve met één zoekbalk door je hele VvE. Documenten, gesprekken, onderhoudsverzoeken, facturen, taken en mededelingen komen allemaal in dezelfde zoekresultaten terecht. Je typt een paar letters en de resultaten verschijnen terwijl je typt, netjes gegroepeerd per soort. Geen mappen meer doorklikken om dat ene stuk terug te vinden.

Waarom iets terugvinden in een VvE zo lastig is

Een VvE-administratie groeit jaar na jaar aan. Er komen notulen bij, offertes, verzekeringspolissen, facturen, foto's van een lekkage en afspraken die ergens in een gesprek zijn gemaakt. Alles staat er wel, maar niet altijd op de plek waar jij het zou zoeken.

Daar komt bij dat een bestuur wisselt. De penningmeester die drie jaar geleden de mappenstructuur bedacht, zit er inmiddels niet meer in. Jij erft de administratie en mag raden onder welke naam dat ene document is opgeslagen.

En dan zijn er de klassiekers. De notulen van de ALV van drie jaar geleden. De factuur van het liftonderhoud. Het gesprek waarin is besloten welke kleur de gevel zou worden. Je weet zeker dat het ergens staat, alleen niet waar.

Wat de zoekbalk allemaal vindt

De zoekfunctie kijkt in vrijwel alles wat jouw VvE in Solvve heeft staan:

Daarnaast doorzoekt Solvve ook de eigen kennisbank en het blog. Zoek je op "breukdelen" en weet je niet precies hoe dat in de software werkt, dan krijg je naast je eigen stukken meteen de handleiding die erover gaat.

Beheer je meerdere VvE's? Dan vind je met dezelfde zoekbalk ook de VvE's zelf. Prettig als je tussen tien verenigingen schakelt en niet elke keer via een overzichtspagina wilt.

Zo open je de zoekbalk

Je opent de zoekbalk op twee manieren. Klik op het zoekicoon in het menu, of gebruik de sneltoets: Cmd+K op een Mac en Ctrl+K op Windows. In het venster zie je meteen waar je op kunt zoeken: "Zoek documenten, evenementen, gesprekken en meer…".

Vanaf daar typ je gewoon. De resultaten verschijnen terwijl je typt en worden gegroepeerd per soort, zodat je in één oogopslag ziet of je een document, een factuur of een gesprek voor je hebt. Onder elk resultaat staan het type en de datum, zodat je de goede versie uit een rij vergelijkbare titels pikt.

Je hoeft de muis er niet bij te pakken. Met de pijltjestoetsen loop je door de resultaten en met Enter open je het item dat je zoekt.

Uitgebreid zoeken met filters

Levert je zoekopdracht te veel op, dan klik je op Uitgebreid zoeken. Dat opent een volledige pagina waar je de resultaten verder kunt aanscherpen.

Je filtert op type, zodat je alleen documenten of alleen facturen overhoudt. Je vult een datum vanaf en een datum tot in als je weet in welke periode je moet zijn. En je kiest of je sorteert op "Meest relevant" of op "Meest recent". Zit je in meerdere VvE's, dan filter je daar ook op.

Ben je de draad kwijt in je eigen filters, dan begin je met "Filters wissen" opnieuw met een schone lei.

Je vindt alleen wat je mag zien

Zoeken verandert niets aan wie wat mag inzien. De resultaten houden rekening met je rol: je vindt uitsluitend wat je ook zonder zoekfunctie had kunnen openen. Een eigenaar krijgt dus geen stukken te zien die alleen voor het bestuur bedoeld zijn, ook niet als er precies op gezocht wordt.

Dat maakt de zoekbalk veilig om voor iedereen in de vereniging open te zetten. Wil je weten hoe je bepaalt wie wat ziet, lees dan de handleiding over rollen en rechten instellen of het achtergrondstuk over rollen en rechten binnen Solvve.

Drie situaties waarin dit scheelt

Bij een bestuurswissel. Je bent net penningmeester geworden en moet je inlezen. In plaats van elke map open te klikken, zoek je op "verzekering" of op de naam van een leverancier en heb je binnen een paar seconden de stukken van je voorganger op je scherm.

Als de kascommissie een factuur zoekt. De kascommissie controleert de jaarrekening en wil de onderbouwing van een uitgave zien. Zoeken op de naam van de leverancier levert de factuur direct op, zonder dat iemand van het bestuur bestanden hoeft op te duiken.

Als een eigenaar de huisregels wil nalezen. Iemand wil weten wat er ook alweer is afgesproken over fietsen in het trappenhuis. Die zoekt op "huisregels" en vindt het document zelf, in plaats van een mail naar het bestuur te sturen.

Probeer het zelf

De zoekfunctie is beschikbaar voor alle Solvve-gebruikers, zonder extra kosten. Je gebruikt hem in de browser en net zo goed op je telefoon of tablet, zoals beschreven in de handleiding over Solvve installeren op je mobiele telefoon of tablet.

Start vandaag je gratis proefperiode van 30 dagen

Of bekijk de demo-omgeving en probeer de zoekbalk daar meteen uit.

Vragen, of loop je ergens tegenaan? Mail ons via info@solvve.nl.

Veelgestelde Vragen (FAQs)

Klik op het zoekicoon in het menu of gebruik de sneltoets Cmd+K op een Mac en Ctrl+K op Windows. Er opent een venster waarin je meteen kunt typen. De resultaten verschijnen terwijl je typt.

De zoekfunctie kijkt in documenten en mappen, gesprekken, onderhoudsverzoeken, evenementen, taken, stemmingen, mededelingen, leveranciers, inkoop- en verkoopfacturen en diensten. Daarnaast doorzoekt Solvve de eigen kennisbank en het blog. Beheer je meerdere VvE's, dan vind je ook de VvE's zelf.

Nee. De zoekresultaten houden rekening met je rol en je rechten, dus je vindt alleen wat je sowieso al mocht inzien. Documenten die uitsluitend voor het bestuur bedoeld zijn, komen bij een eigenaar niet in de resultaten terug.

Klik in het zoekvenster op Uitgebreid zoeken. Op die pagina vul je een datum vanaf en een datum tot in, en filter je eventueel ook op type. Met de knop Filters wissen zet je alles weer terug naar de beginstand.

Ja. Op de pagina Uitgebreid zoeken kies je tussen sorteren op Meest relevant en op Meest recent. Meest recent is handig als je weet dat het om iets van de afgelopen weken gaat.

Ja, de zoekfunctie werkt in de browser en op je telefoon en tablet. Je hebt dus ook tijdens een vergadering of onderweg toegang tot de stukken van je VvE.